Johnny.Decimal – Un sistema para poner orden en la vida

 (johnnydecimal.com)
2 puntos por GN⁺ 2025-02-22 | 1 comentarios | Compartir por WhatsApp
  • A medida que los archivos digitales y las notas se dispersan y toma más tiempo volver a encontrarlos, Johnny.Decimal viene resolviendo ese problema desde 2013 con un sistema de organización basado en números
  • La idea central es asignar a cada información un lugar lógico, como en un archivador de papel, para que después sea fácil de encontrar incluso para otras personas
  • A partir de 2026, se enfocará en las pequeñas empresas y se expandirá para reducir la carga administrativa y de organización documental que hoy asumen los dueños sin un gerente de operaciones
  • Sus productos de pago se dividen en el programa con Small Business System por US$360, Johnny.Decimal University por US$210 y Life Admin System por US$35, todos con garantía de reembolso de 14 días
  • Incluso si no eres dueño de una pequeña empresa, puede aplicarse al trabajo, al hogar, a clubes comunitarios y a la organización escolar, y además se puede probar primero un proceso de 5 pasos con una cuenta gratuita

Un sistema para volver a encontrar la información digital dispersa

  • Johnny.Decimal aborda el problema de la ubicación de la información que surgió cuando las computadoras permitieron guardar cualquier cosa en cualquier lugar
  • En la época de los archivadores de papel, los documentos se guardaban de forma estructurada y era fácil volver a encontrarlos, pero en el entorno digital los usuarios tienen que gestionar directamente mucha más información sin entrenamiento específico
  • El problema de que “nadie ya puede encontrar nada” genera estrés y una gran pérdida de tiempo, y Johnny.Decimal ofrece desde 2013 un método de organización para reducirlo
  • La documentación de introducción guía paso a paso sobre la estructura y el uso del sistema

Un programa centrado en pequeños negocios

  • A partir de 2026, Johnny.Decimal pondrá más foco en apoyar a las pequeñas empresas
    • Considera problemático que tareas que en una gran organización quedarían en manos de un gerente de operaciones de US$120k al año, en un pequeño negocio tengan que resolverlas directamente sus dueños
    • No puede encargarse de presentar impuestos por ti, pero sí se enfoca en reducir el estrés que generan la organización documental y los procesos administrativos relacionados
  • Su uso no se limita a los pequeños empresarios reales
    • Personas que quieren trabajar de forma más organizada en su empleo
    • Usuarios que buscan ordenar su vida en casa
    • Organizaciones pequeñas como clubes comunitarios y escuelas locales

Cómo opera y cuánto cuesta

  • Johnny.Decimal es operado por Johnny y Lucy; después de llevar el sitio como hobby durante 10 años, desde 2023 ambos trabajan tiempo completo creando productos de organización
    • Explican que los productos fueron creados con cientos de horas de trabajo manual
    • Johnny responde personalmente los mensajes y comenta que conoce a cientos de personas de la comunidad
  • Los programas disponibles y sus precios son los siguientes
    • Programa para pequeñas empresas con Small Business System: US$360, compra única y no suscripción, con actualizaciones de por vida incluidas
    • Johnny.Decimal University: US$210, incluye más de 20 horas de video y futuros contenidos
    • Life Admin System: US$35, un sistema para quienes quieren poner orden rápidamente en la vida del hogar
  • Todos los productos incluyen una garantía de reembolso de 14 días y se indica que, si no quedas satisfecho, te devuelven el dinero sin preguntas
  • Si no quieres pagar de inmediato, puedes crear una cuenta gratuita y evaluar primero si te sirve con el proceso de organización de 5 pasos de la serie de bienvenida
  • Si solo quieres explorar, puedes empezar en la introducción al sistema y hacer clic en / en la esquina superior izquierda del sitio para ir a la página índice

Lecturas relacionadas

1 comentarios

 
GN⁺ 2025-02-22
Opiniones de Hacker News

  • Es un sistema hermoso, pero el punto en el que me explota la cabeza desde hace 40 años es una situación como esta:
    Si en el sistema de Johnny le asignas 21 a los autos, la van VW queda como 21.1 y el Citroën como 21.2; el seguro de cada auto lleva un .8, así que quedan 21.1.8 y 21.2.8.
    Al dinero le asignas 13, y como los seguros están debajo de dinero, 13.5 es seguros; el seguro de vida es 13.5.1 y el seguro E&O es 13.5.2.
    Salud también necesita una carpeta de nivel superior para visitas al médico, vacunas, sala de emergencias, cirugías, alergias de los niños, etc.
    Dos meses después, ¿las condiciones de la póliza de seguro médico deberían estar debajo de salud o debajo de dinero? ¿El seguro del auto va debajo del auto o debajo de dinero > seguros?
    El punto central es que no puedes recordar en qué rama está una hoja específica. ¿El impuesto anual del auto va del lado de dinero o del lado de autos? Si quieres ver los impuestos de todos los autos de una vez, deberías ponerlos en dinero > impuestos > autos, pero cuando buscas la última vez que pagaste el impuesto de la VW, tiendes a pensar que está en autos > VW > impuesto automotor.
    Así terminas sin encontrar nada. Mis respetos a Johnny, pero creo que soy demasiado torpe para usarlo bien.

    • Exactamente, ese es el punto clave. Casi toda la información que guardamos pertenece simultáneamente a varios contextos, y por más inteligente que sea el sistema de direcciones, una organización jerárquica no puede manejar eso.
      Cuando la escala y la complejidad crecen un poco, ya no puedes recordar la URL como conjuro mágico del elemento que necesitas, y la búsqueda también falla seguido. Porque las abreviaturas o sinónimos que usaste al guardar algo no coinciden con las expresiones que recuerdas después.
      Si tienes mala memoria de corto plazo o poca capacidad de evocación, o si tienes ADHD, el problema aparece rápido incluso sin llegar a una escala tan grande.
      Creo que las etiquetas, los clasificadores de contenido y las ontologías se acercan más a una solución, pero llevan tiempo porque hay que seguir ajustando los datos para que queden bien clasificados.
      Hoy los clasificadores de machine learning están ayudando, y realmente me han servido las herramientas que agregaron etiquetas automáticas. Si a eso se le suma el contexto de actividad personal, creo que se acercaría a una solución real. El algoritmo podría comparar la información nueva con las áreas, temas, proyectos, alcances y elementos decimales que el usuario definió como importantes, e inferir bastante de la relevancia contextual que las herramientas actuales pasan por alto.
    • Soy Johnny. Este es el ejemplo clásico, y yo también lo cito seguido: ¿Insurance > Car o Car > Insurance?
      En la práctica, simplemente hay que decidir. Una de las dos opciones se siente más natural en tu cabeza, y normalmente recordarás esa.
      Claro que mantener la consistencia ayuda. En el sistema que diseñamos, descubrimos que la mayoría de la gente quiere poner los seguros cerca del objeto asegurado.
      Por eso, en el sistema de gestión de la vida, los seguros de salud, mascotas, casa, auto y viaje están cada uno con un ID junto a los registros relacionados. Parece funcionar bien para la mayoría.
      Y tampoco hay que olvidar que el índice puede usarse como fallback. Yo tampoco recuerdo la mayoría de los números, pero abro Bear, escribo insurance en la barra de búsqueda y aparece todo. Ahora con tres clics puedo llegar al seguro de la casa y, viendo, estaba en 12.12.
      https://share.icloud.com/photos/0afQRa-furBCpa9rOIc3r3Q7g
    • Por eso prefiero las etiquetas antes que las carpetas. Pongo todas las notas en una sola carpeta, sin subdirectorios.
      Una nota puede pertenecer a varias categorías, así que una estructura de árbol no es una forma natural de organizar. Es mucho más fácil poner etiquetas y que la app de notas muestre la lista de etiquetas existentes.
    • Por eso me gustan los sistemas tipo wiki de documentos enlazados como Obsidian. Permiten crear enlaces fácilmente, así que puedes acceder a un mismo elemento por varias rutas.
      Si tienes una nota de salud y una de finanzas, eliges en ese momento el lugar que parezca más razonable para poner el seguro médico. Si después lo buscaste primero en el lugar equivocado, creas allí un enlace a la nota o sección “seguro médico”. Ahora lo puedes encontrar tanto mirando bajo salud como bajo finanzas.
      El “método Obsidian” que mucha gente recomienda consiste en hacer las notas lo más pequeñas posible para maximizar este efecto, pero personalmente no lo uso así. Prefiero tener notas grandes con muchos títulos, anidar los títulos hasta un máximo de 6 niveles, y poner muchos enlaces a títulos específicos tanto dentro de una nota como entre notas. Se siente como una buena mezcla de navegación jerárquica y navegación por enlaces.
      Los archivos no textuales, como recibos o fotos, los enlazo desde la nota o sección relacionada, y varios tipos de medios pueden verse directamente dentro del editor WYSIWYG.
    • Sufrí este problema durante mucho tiempo, y la solución fue mantener la estructura lo más plana posible. Todo lo relacionado con seguros va a 13.
      Una estructura plana parece menos organizada porque da la sensación de “mezclar” varias cosas, pero mientras no haya demasiadas adentro, recorrerlas una por una es más rápido de lo que parece. Si una sección se vuelve demasiado grande, la divido en varias secciones dentro de la estructura de nivel superior, o bajo un nivel más solo cuando es realmente claro y hay mucho volumen. Las fotos fueron la excepción: ordenarlas cronológicamente fue lo que mejor funcionó.
      Tener unas 50 secciones de nivel superior no es un gran problema. La estructura se vuelve transparente, y el índice, la clasificación y el repaso elemento por elemento siguen siendo fáciles.

  • Los sistemas de gestión de conocimiento personal suelen hacer concesiones entre posibilidad de descubrimiento, portabilidad, mantenibilidad y facilidad de recordación.
    La posibilidad de descubrimiento es la probabilidad de volver a encontrar por casualidad algo que habías olvidado. Incluso hace poco encontré en el directorio taxes un archivo con la lista de documentos fiscales que necesitaba el año pasado; no recordaba haberlo escrito, pero me ayudó mucho.
    La portabilidad es el grado en que el sistema puede resistir aunque una empresa quiebre o se abandone un proyecto, y la mantenibilidad es qué tan fácil es conservar el sistema de acuerdo con sus principios, incluyendo agregar notas nuevas. La facilidad de recordación es qué tan fácil es encontrar algo cuando sabes que lo estás buscando.
    Para una gestión de conocimiento personal que usaré toda la vida, valoro la portabilidad más que otros. Descarto por completo algo muy atado a una empresa específica, como Notion, y también soy cauteloso con Obsidian u org-roam. Aunque los elementos en sí sean texto, sé que algún día la lógica que los conecta dejará de desarrollarse y mantenerse, y habrá que migrar.
    Como las estructuras de directorios y los archivos de texto son confiables como medios de largo plazo, Johnny Decimal resulta atractivo, pero la mantenibilidad —en especial la carga cognitiva al agregar notas nuevas— es un gran obstáculo para crear contenido. Además, la principal ventaja que se obtiene sacrificando mantenibilidad, la facilidad de recordación, se resuelve casi por completo con la búsqueda; así que, comparado con tirar todo en un directorio notes plano, el beneficio que queda es más bien la posibilidad de descubrimiento.
    Por ahora uso un enfoque cercano a PARA, y quizá simplemente me quede con eso. Como usuario de Emacs, denote también me parece interesante como una opción un poco más portable basada en etiquetas y búsqueda.

    • Siento que estoy en el mismo barco.
      Mantengo todo como archivos Markdown de texto plano dentro de una sola carpeta.
      Si algún día mi software se rompe, puedo meterlo en el indexador de moda de ese momento y seguir usándolo. Aun así, creo que solo con sqlite + el plugin fts puede durar bastante.
    • Me gusta la distinción de las concesiones entre posibilidad de descubrimiento, portabilidad, mantenibilidad y facilidad de recordación.
      Como el concepto básico de Obsidian son documentos Markdown con etiquetas y enlaces, y se puede encontrar una estructura similar en varias apps, lo veo como un sistema bastante portable [^1].
      Ahora uso Bear, pero hice pruebas para migrar a Obsidian y no tuve mayores problemas.
      [^1]: Bear Notes, IA Writer, Ulysses, algo parecido a Craft, NotePlan, etc.

  • Entiendo muy bien el problema que Johnny Decimal intenta resolver. A todo el mundo le cuesta organizar lo digital, y el atractivo de un sistema limpio y simple es claro.
    Después de aplicar enfoques parecidos en varios equipos, vi que encajan muy bien con proyectos personales o trabajos de equipos pequeños con alcance claro. Pero la mayor parte de la información del mundo real se resiste a entrar en una sola categoría. Una especificación técnica puede ser al mismo tiempo arquitectura de sistemas y documento de cumplimiento.
    La fortaleza de Johnny Decimal es su simplicidad estricta, pero al enfrentarse a la complejidad de organizaciones reales, eso mismo se vuelve una debilidad.
    Me funcionó mejor aceptar esas interconexiones naturales en vez de intentar bloquearlas a la fuerza. Es una forma de permitir que un documento exista en varios contextos, manteniendo a la vez el objetivo central de Johnny Decimal: que sea fácil de encontrar. La solución al caos quizá no sea imponer una jerarquía decimal, sino crear un sistema que se ajuste a cómo fluye realmente la información en las organizaciones modernas.

    • Por eso las etiquetas son valiosas. Permiten representar un elemento en varias categorías sin crear duplicados, y cada categoría relacionada puede apuntar a ese elemento.

  • Discusiones anteriores:
    https://news.ycombinator.com/item?id=36308366
    https://news.ycombinator.com/item?id=37506640
    https://news.ycombinator.com/item?id=25398027

  • Creo que el hecho de que exista un sistema es más importante que qué sistema sea
    No veo muy claro el gran beneficio de limitar la jerarquía a 3 niveles. Poner metadatos como la fecha de creación en el nombre del archivo es redundante y probablemente sea una mala práctica, pero es bastante tentador y en la práctica uno termina haciéndolo seguido

    • Después de moverme de computadora varias veces, la fecha de creación de algunos archivos quedó mal
      No uso Johnny Decimal, pero guardo muchas cosas en carpetas por año, y hay algunas que están claramente mal. Por ejemplo, sé que empecé cierta novela gráfica en 2012, pero las primeras páginas tienen fechas de 2014 o 2019. No sé si una migración de computadora cambió las fechas, o si al editarlas después las guardé como archivos nuevos. Solo sé que las fechas están muy equivocadas
      Estoy de acuerdo en que lo importante es tener algún sistema
    • Si dejas que el sistema de archivos rastree la hora de creación, tienes que preocuparte por cómo mueves los datos y si las herramientas que usas preservan bien ese valor
      Una carpeta nombrada como 20250221-nyc-trip es rudimentaria, pero es una forma de almacenamiento muy duradera
    • Lo bueno de este tipo de textos es que alguien documentó su propio sistema y lo fue mejorando iterativamente. De ahí puedes robar las ideas que te sirvan
      Como alguien que no es muy bueno organizándose y que ha sufrido para mantener un sistema personal, estas guías son bastante útiles. Solo he mejorado tomando los pedazos que me quedan (https://www.hanselman.com/blog/one-email-rule-have-a-separat...)
      Cada vez que intenté adoptar un sistema completo tal cual, ni siquiera lograba empezar y solo terminaba más estresado
    • Varias de las jerarquías que uso con frecuencia superan los 3 niveles, y son molestas de manejar
      A veces copio todo un subdirectorio al escritorio para reducir la cantidad de niveles con los que estoy trabajando. Cuando termino, vuelvo a poner los archivos en su “caja” original y borro la versión del escritorio

  • Probé varios sistemas de organización, incluidos Johnny Decimal y PARA, pero ninguno me funcionó
    Como persona con ADHD, lo que mejor me funcionó fue no esforzarme en organizar
    Por eso herramientas como Logseq, Tana y Reflect me van bien. Simplemente escribo en el diario y, si hace falta, etiqueto los elementos. Solo creo una página aparte cuando tengo que escribir un documento largo
    Después, con búsqueda y backlinks me alcanza. Mi cerebro funciona mejor con la búsqueda que con la navegación

    • Después de mucho tiempo buscando una solución de organización, cambiando incontables veces de app y siguiendo feedback e ideas de varios influencers, terminé asentándome en el mismo camino. No tengo diagnóstico de ADHD, pero tengo todas las señales
      En mi sistema personal de conocimiento, uso un proceso semanal de organización/revisión para buscar etiquetas, nombres de archivo, contenido de archivos, etc., y conectarlos de forma laxa con notas anteriores
      Me ahorró muchísimas horas y, más importante, redujo mucho la parálisis por análisis, permitiéndome concentrarme en lo más importante: escribir
    • Para mí, los sistemas complejos son puro ruido. Me basta con un único archivo Markdown simple abierto en un editor de texto como Sublime; o, como dijiste, un sistema sencillo con etiquetas; o incluso solo un montón de archivos dentro de una carpeta
      Mientras la búsqueda sea buena, encuentro las cosas rápido, y la mayoría de lo que debería olvidar simplemente lo olvido
      Personalmente, tengo un archivo grande por año y separo por fecha varias notas, textos, pendientes, etc. Así puedo desplazarme hacia arriba hasta la fecha o buscar para encontrar qué hice en qué día. Algunos días están vacíos y otros tienen mucho. Algunos temas o proyectos tienen archivos separados
    • Desde el punto de vista del ADHD, coincido en que es mejor no esforzarse en organizar
      Miré el sitio web un momento, me sentí abrumado y lo cerré enseguida
      La clave de un buen sistema de organización es la constancia, y por desgracia la constancia en ese tipo de ámbitos de la vida no es nuestro punto fuerte
    • No sé si tengo ADHD, pero me gusta muchísimo Logseq
      Para mí es una mezcla perfecta de toma de notas, journaling, esquematización, seguimiento de tareas y jerarquía/enlaces ligeros
      Si tengo que organizar o clasificar elementos dentro del sistema, directamente termino no registrándolos
    • La mayoría de las cosas no funcionan bien ni resisten la prueba del tiempo
      Aun así, lo que hasta ahora me ha funcionado es esto
      Para documentos físicos o impresos uso una caja sencilla para archivos con carpetas colgantes de manila. Hace unos años compré 50 carpetas y creo que hasta ahora he usado más o menos la mitad
      Para material digital uso una instalación simple de MediaWiki alojada en casa. No es accesible desde internet público. Tiene editor visual, así que la fricción para editar es baja, y el sistema de categorías funciona bastante bien. Una página puede pertenecer a varias categorías, y la búsqueda también es suficientemente usable
      Lo bueno de MediaWiki es que permite subir e insertar imágenes, enlazar a otros sistemas como archivos de Nextcloud, y subir archivos para enlazarlos desde varias páginas

  • Reconozco que este sistema es interesante, pero antes optimizaba en exceso cada aspecto de mi vida y eso me agotó demasiado
    Un día simplemente paré, y cambié hacia concentrarme en el presente, priorizar y tratar de recordar lo importante
    Todavía uso notas y listas de tareas, pero son solo herramientas para usar en el momento. Puede que haya perdido algunas cosas, pero gracias a la eliminación del estrés, en general hago mejor todo lo que ya hacía

    • Reducir la carga mental en todas las tareas pesa mucho más que perder algunas cosas
      Ahora solo mantengo una libreta con una lista de tareas continua: cada día creo una página nueva y anoto lo que tengo que hacer. Las notas de reuniones también van ahí si no pertenecen a un archivo de proyecto específico
      Lo único que extraño es una forma de mantener las notas que saco de libros en un formato fácil de consultar. Kindle no me gusta, y Obsidian parece estar en el extremo opuesto de TikTok, pero igual siento que me pudre el cerebro

  • Al principio apliqué Johnny.Decimal a toda mi vida, lo intenté bastante en serio y luego me pasé a PARA
    J.D. puede estar bien, o incluso muy bien, para algo como una pequeña empresa donde las categorías son relativamente estáticas. Pero, como individuo, me resultó demasiado restrictivo y difícil de recordar. Además, la notación decimal se ve elegante, pero si soy el único que la consulta, me pareció algo sin mucho sentido
    J.D. está optimizado para buscar y recuperar, mientras que lo que yo necesitaba era optimización para almacenar y búsquedas ocasionales
    Por supuesto, cada quien tiene su propio método, y tener cualquier sistema es mejor que no tener ninguno

  • “Organiza la jerarquía de archivos de forma sensata y les pone números”
    “Escribe una entrada de blog demasiado larga con estética hacker”
    “Llega a la portada de HN”
    Además, resulta extraño que todos los nombres de archivo tengan espacios. De verdad no entiendo por qué algo así recibe 450 puntos en HN.

  • Como alguien que ha sido desordenado toda la vida, la clave fue descubrir qué me gusta y qué no
    Lo que me gusta: anotar al instante las ideas que pasan de largo, aceptar el caos durante un proyecto creando tantos documentos y hojas de cálculo como sea posible, y cuando termina el proyecto, meter todo en una carpeta y dejarlo así
    Lo que no me gusta: usar herramientas vistosas como Notion u Obsidian, quedar atado a un sistema rígido, o peor aún, a una suscripción, que me obliguen a usar un dispositivo específico
    Mi solución es Upnote, Proton Drive y un escritorio desordenado
    ¿Estoy lo más optimizado posible? No. Pero puedo encontrar rápido lo que necesito y sé qué tengo que hacer cuando trabajo en un proyecto
    Más que eso, al menos para mí, ya es demasiado