Aumentan los tomadores de notas con IA en las reuniones de Zoom, y los empleados evitan asistir a las reuniones

• Los tomadores de notas con IA se están volviendo cada vez más comunes, y ya es una realidad que haya más robots que personas en algunas reuniones
• Muchos trabajadores no participan directamente en las reuniones y delegan a bots de IA la grabación, el registro y el resumen, lo que ahorra tiempo pero también trae nuevas normas de etiqueta laboral y problemas de privacidad
• Las principales plataformas de reuniones (Zoom, Teams, Google Meet) integran funciones de toma de notas con IA, y varios servicios como Otter.ai y Fathom permiten capturar reuniones mediante agentes de IA
• Los tomadores de notas con IA no pueden intervenir hablando, pero sí registrar la reunión en lugar de un asistente real; más adelante, se espera que una IA de “gemelo digital” más avanzada incluso pueda asistir y actuar completamente en nombre de una persona
• A medida que la grabación y el registro se vuelven permanentes, conviven diversas preocupaciones y cambios, como la privacidad, los riesgos legales, la pérdida de significado y una reevaluación del valor esencial de las reuniones

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La normalización de los tomadores de notas con IA y sus cambios

• Un participante de una reunión contó que vivió una reunión de Zoom con más bots de IA que humanos
  • Algunas IA se usan para asistir a participantes, y otras como sustitutas de personas ausentes
  • Aunque dijo que “quiere hablar con personas”, confesó que a veces también ha enviado una IA en su lugar

• Desde la pandemia, con la normalización del trabajo remoto y las videollamadas, la cultura de reuniones —como apagar la cámara o el micrófono y asistir por sustitución— sigue cambiando
• Zoom, Teams y Google Meet ofrecen de forma nativa funciones de registro y resumen basadas en IA, y distintas apps como Otter.ai también se usan como agentes de IA para reuniones
• Recientemente, ChatGPT también añadió una función de notas de reuniones (record mode)

Cómo la asistencia delegada en IA cambia las relaciones humanas y las normas sociales

• Que la IA asuma la experiencia y el registro en lugar de un participante es una evolución natural hacia una sociedad en la que todo queda registrado
• Allie K. Miller, CEO de Open Machine, señala que un entorno donde todo se graba constantemente está cambiando el comportamiento humano
  • Recomienda “apagar el tomador de notas con IA en los últimos 5 minutos de la reunión”; dice que en ese momento la gente habla con más franqueza y ocurre la discusión real
  • También enfatiza que siempre hay que tener presente que cualquier intervención puede registrarse y compartirse en cualquier momento

• También se están volviendo más comunes experiencias como reuniones de Zoom a las que solo asisten tomadores de notas con IA, es decir, sin personas reales presentes
• El abogado Joshua Weaver señala que las herramientas de registro con IA aumentan los riesgos legales (escuchas, privacidad de datos, seguridad, etc.)
  • En Estados Unidos, en la mayoría de los casos se puede grabar con el consentimiento de una sola parte, pero algunos estados (como California) exigen el consentimiento de todos los participantes
  • Algunos tomadores de notas ni siquiera aparecen en la lista de participantes y recogen solo el audio de forma invisible

Sobrecarga de información y dudas sobre la esencia de las reuniones

• Liz Henderson, consultora estratégica del Reino Unido, advierte que los registros generados por tomadores de notas con IA se acumulan masivamente y son difíciles de gestionar en términos de privacidad
  • Expresó su inquietud tras experimentar que sus conversaciones se hicieran públicas
  • También destacó cuestiones como el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) europeo y el derecho a borrar los datos

• Neal Shah, CEO de CareYaya, señala que si se acumulan tantos registros que resumirlos y analizarlos se vuelve difícil, el significado de la información se pierde

• Una reunión con muchos tomadores de notas con IA puede percibirse como una señal de “falta de compromiso” de los asistentes
  • Un director enfatizó que “en las reuniones donde se requieren decisiones importantes, todos deben asistir en persona y dar su opinión”

• En última instancia, esto está llevando a los organizadores a reconsiderar si realmente hace falta una reunión o si basta con un correo o una nota

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Creo que valdría la pena abrir un foro para debatir sobre la naturaleza misma de las reuniones. En ese foro se podrían revisar las cuestiones éticas y también enfoques prácticos —si esto debe asumirse como una crisis o aprovecharse como una oportunidad, y de qué manera hacerlo—, además de preguntarnos cómo se ve desde la perspectiva de la seguridad de la información. Y para los diseñadores, si al presentar referencias fuera posible una integración en tiempo real, de modo que con solo decir unas palabras esa idea se visualizara y se compartiera al instante con los participantes de la reunión, ¿no sería eso una forma acabada de DX/AX para la industria del diseño?... En lo personal, me parece un fenómeno positivo, pero en términos de seguridad, cómo prepararse para esto probablemente será un tema central.

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Creo que simplemente no habría que hacer reuniones unilaterales de transmisión de información que no requieren interacción.

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Comentarios de Hacker News

• Enlace de archivo

• Estas reuniones tienen una densidad de información tan baja que, aunque una IA las resuma, siento que no valen en absoluto mi tiempo. No es tanto elitismo, sino que los gerentes intermedios y semialtos tienden a convocar reuniones para justificar su propia existencia. Si dan instrucciones de viva voz, su autoridad se siente más fuerte, y si lo dejan por escrito, se notan los huecos, así que no les gusta. Creo que la mayoría de las reuniones existen para compensar una mala capacidad de redacción

  • La “densidad de información” es baja porque el propósito de la reunión no es transmitir información. La esencia es gestionar relaciones. Si no percibes, aunque sea de forma implícita, ese ambiente, es difícil llegar a ser gerente. El tema real de la discusión es secundario. Se usa para confirmar jerarquías, detectar lealtad o señales de rebelión, reforzar vínculos o cerrar conflictos. Por eso a quienes de verdad hacen el trabajo no les gustan las reuniones, pero a quienes se enfocan en la carrera sí. Lo estoy exagerando un poco, pero para dejarlo claro. Y hay casos todavía peores. Hay gerentes que de verdad convocan reuniones porque están aburridos. Antes siquiera de subirse al coche para ir a una reunión, ya quieren llamar a alguien para una “actualización rápida”
  • “La mayoría de las reuniones existen por una mala escritura” no lo explica todo. Hay personas que no dicen nada hasta que se les pregunta directamente. Solo cuando les pides su estado en la reunión dicen “estoy bloqueado con X”, y a veces ya llevaban dos días así. Cuando les preguntas por qué no pidieron ayuda antes, responden que les dio pena o duda hacerlo. Las reuniones también pueden crear un entorno en el que este tipo de personas por fin hable
  • Antes pensaba que las reuniones de empresa tenían poca densidad de información. Pero tras vivir por primera vez una reunión de padres en el kínder, cambié de idea. Dos horas y media llenas de quejas inútiles, sin decisiones ni información relevante. Ahora hasta preparando una fiesta de padres, algo que debería resolverse rápido, llevamos días con Skype, WhatsApp y puro ruido
  • Hay una diferencia enorme entre ejecutivos que documentan bien las cosas y ejecutivos que no dejan nada por escrito. Sorprendentemente, muchas veces lo normal es que casi ni dejen notas. En mi experiencia, este tipo de ejecutivos está muy ligado a comportamientos organizacionales tóxicos. No entiendo por qué tantos líderes de más arriba toleran ese estilo
  • Yo también he pasado por muchas reuniones inútiles. Por suerte, en la mayoría de mis trabajos logramos reducirlas bastante. Solo hubo una excepción, y fue terrible. Ahora, con los tomadores de notas con IA, hasta las buenas reuniones se convierten en pérdida de tiempo. Si entra un bot de notas de IA a la reunión, la gente deja de hacer preguntas activamente en el momento y luego vuelve tres horas después con las mismas dudas. Todos conocen la frase “esto pudo haber sido un email”, pero pocos reconocen el caso inverso: “esto pudo haberse resuelto en una reunión de 30 minutos en vez de tres días de idas y vueltas por correo”. La causa de fondo es una cultura donde cada quien intenta volver su trabajo asíncrono y obliga a todos los demás a adaptarse a eso

• Seguro que entre la dirección hay gente viendo esto y pensando “los empleados ya ni entran a las reuniones y se la pasan flojeando, ¿o qué, jugando Mario Kart?”. En realidad, muchas veces además te evalúan por asistir a reuniones, y si también te quitan ese tiempo, luego igual esperan que cumplas un “cronograma absurdo”, así que terminas más apretado de tiempo. Al final, uno intenta ganar tiempo para hacer el trabajo realmente importante, pero te ponen en la situación absurda de faltar a reuniones y aun así cumplir fechas límite

  • Como gerente, por haber vivido esta contradicción en carne propia, estoy muy de acuerdo en que abundan las reuniones mal gestionadas. Pero a veces pasa que ingenieros que no asistieron a la reunión vuelven un mes después a preguntar “¿y cómo se tomó esta decisión importante de producto?”, y no es tan fácil responderles “pues porque no viniste a la reunión”
  • A menudo veo salas de reunión llenas de gente mirando solo su laptop y casi sin hablar en toda la reunión. En la práctica, cada quien está haciendo su propio trabajo mientras hace contacto visual de vez en cuando. No sé qué tan útil sea. Ya ni me importa. Si estoy en la oficina, actúo al 100% como si estuviera trabajando mientras en realidad busco planes de vacaciones. Si trabajo desde casa, dejo la laptop prendida mientras preparo comida en la cocina. Sensación total de desperdicio de vida
  • Los líderes de alto nivel que yo conozco, al contrario, están orientados a resultados y entienden que forzar métricas de participación en reuniones es más bien un show de desempeño de mandos medios. Si das resultados, tanto empleados como gerentes ganan
  • Creo que esto demuestra que hay muchísimos más casos en los que una reunión realmente no aporta valor a quienes asisten. De verdad he visto muchas veces al organizador alargando el tiempo con charla innecesaria solo para llenar el espacio. Hay gente que solo quiere completar el calendario
  • Los ejecutivos o gerentes obsesionados con que la gente vaya físicamente a la oficina son exactamente el mismo tipo de personas que se obsesiona con estas reuniones

• En nuestra empresa también empezaron a usar tomadores de notas con IA en las entrevistas. La verdad no me daban mucha confianza, pero no tuve opción. Lo que me sorprendió es que registran demasiadas cosas. Te sueltan cientos de viñetas y al final releer todo eso resulta todavía más cansado. Además, por el acento del candidato o problemas de audio, también se equivocan mucho. En esencia desapareció la tarea de capturar notas, pero al final igual tengo que volver a escribir mis propias impresiones. Casi no siento valor real. Solo queda esa sensación de novedad curiosa pero poco práctica

  • Se siente como si imitara el trabajo humano, pero de forma mecánica y redundante. No tiene ese criterio humano de sacar lo esencial y filtrar lo innecesario

• Aquí todos dicen “escribir > hablar”, pero un hecho importante es que más del 80% de la población, y probablemente una buena parte de los ingenieros de software, realmente odia leer y escribir. Ven la lectura como tarea escolar, y muchos ni siquiera leían libros completos en la universidad, solo resúmenes. La escritura no la ven como una herramienta de comunicación, sino solo como una cuota de texto que hay que rellenar. Cuando ves cómo encadenan oraciones, se nota que ni les importa el contenido, solo quieren terminar. Esa es la realidad. Por eso entrenan a chatGPT para resumir todo en viñetas, y por eso la gente está obsesionada con PowerPoint. De verdad hay mucha gente que se intimida con solo ver un párrafo. Y como son tus colegas, al final tienes que adaptar la forma de comunicarte

  • Viéndolo con más generosidad, tal vez no es que la gente odie escribir y leer, sino que en el trabajo ya están saturados de eso. Emails, notas de reuniones, presentaciones, mensajes interminables, además de código y todo tipo de documentación. Todo eso cansa y aburre. Por eso también pienso que habría que lograr que la escritura sea más concisa y que invite más a pensar. Ojalá la IA pueda aportar en ese sentido
  • Escribir sirve para ordenar el pensamiento y forzarlo a una estructura lineal; hablar permite explorar ideas menos pulidas de forma más libre. Ambas cosas cumplen roles necesarios en la colaboración. Yo también me he quedado dormido en reuniones inútiles, sin contexto y llenas solo para completar asistentes. Probablemente las síntesis con IA sean igual. En reuniones inútiles, ninguna de las dos sirve
  • Para mí, escuchar y hablar son más bien la tarea pesada. Y la mayoría de la gente tampoco lo hace bien. Creo que leer, escribir, escuchar y hablar tienen cada uno contextos donde sirven. Igual que hay gente que no quiere leer y solo espera a que termine, cuando no quieren escuchar en una conversación apenas fingen atención y no les queda nada. La ventaja de lo escrito es que siempre se puede volver a consultar. También hay menos riesgo de que el significado se distorsione como en el juego del teléfono descompuesto
  • Yo sí estoy de acuerdo con que escribir es mejor que hablar, pero en el sentido que a mí me gusta. Prefiero muchísimo más tomar yo mismo las notas de una reunión. Antes que una IA que se equivoca con nombres y palabras clave, al menos de mis errores me hago responsable. Si varias personas van etiquetando un documento y registrando cosas en tiempo real, queda mejor capturada la colaboración, el contexto y el ambiente de la reunión. La IA será fuerte en tareas repetitivas, pero para mí tomar notas no es algo tan aburrido

• En mi experiencia, la mayoría de las reuniones en realidad son “presentaciones”. Es como obligarte a ver un video en vivo. En el fondo es información que podrías revisar después de forma asíncrona, pero por costumbre convocan a todos para que aplaudan y reaccionen, en una situación rarísima

  • En una empresa que fundé antes, tratábamos de invitar a reuniones solo al pequeño grupo realmente necesario. Pero cuando circulaba la invitación, otros se sentían excluidos y decían “¿por qué a mí no me incluyeron?”, así que una reunión de 4 terminaba convirtiéndose en una de 15. Muchos de ellos no tenían mucho que ver con el tema o era una discusión demasiado temprana como para que importara, pero si no los invitabas se ofendían, y luego además se quejaban de que había demasiadas reuniones. Desesperante
  • No es solo costumbre; una de las motivaciones también es crear ese entendimiento compartido de que todos “recibieron la misma información”
  • Como compartió el periodista en el ejemplo, no es solo un problema de presentaciones. Incluso en algunas entrevistas, la otra persona manda solo a su tomador de notas con IA y ni siquiera se presenta. Mejor que cancele, no entiendo esa mentalidad. En general, la gente debería señalar mucho más seguido las reuniones inútiles, las personas desconcentradas y quienes asisten sin aportar nada porque están haciendo multitarea. Si yo fuera el facilitador, cuando noto poca atención o poco involucramiento preguntaría honestamente si esto está aportando valor; y si no, lo corto de inmediato, o busco una mejor agenda, o lo paso a un formato asíncrono, o simplemente no lo hago. Si ya no tiene valor, no hay por qué desperdiciar tiempo
  • Una vez vi en persona cómo un VP hacía una presentación de ensayo para ejecutivos. La presentación era “todos los indicadores están en verde”, y al día siguiente anunciaron despidos y reestructuración
  • Las reuniones de standup también terminan siendo mini presentaciones donde cada quien dice por turnos lo que va a hacer, sin discusión real. Los equipos que publican el estado de forma asíncrona en Slack o que solo hablan entre compañeros cuando hace falta parecen mucho más satisfechos

• Un síntoma muy típico de una reunión realmente mala es que el objetivo mismo sea transmitir información. En realidad, la información debería compartirse antes, y la reunión debería usarse solo para colaborar y resolver problemas; así se ahorra tiempo y ni siquiera hace falta una IA para tomar notas. Mi regla personal es “no agenda, no attenda”. En la era remota se volvieron demasiado frecuentes esas reuniones larguísimas encadenadas sin una agenda real, el extremo de la ineficiencia

  • Llevo tres años aplicando esa regla (no agenda, no attenda). A algunos les parece agresiva, pero si de verdad la aplicas, la calidad de las reuniones sube muchísimo. Los equipos que lo hacen bien de verdad no llenan la hora completa, se enfocan totalmente en el contenido y al terminar dejan de inmediato un buen resumen de notas clave; eficiencia total
  • Ese tipo de reuniones grandes, consecutivas, sin propósito ni plan, ya eran algo muy común hace 20 años en la era de la oficina
  • Esa expresión, no agenda, no attenda, está buenísima
  • Ese tipo de reuniones basura era incluso peor en la época presencial que ahora

• Una pesadilla total. Toda la semana llena de reuniones mal definidas, y todos buscando protegerse a sí mismos. Ahora ni siquiera asisten y dejan que la IA les haga el resumen. Si hubiera que escribir el prompt real sería algo como: “avísame si esto me afecta, y si necesito hacer algo para protegerme, dímelo”. Mi regla es clara. Las reuniones son para tomar decisiones, y solo deben asistir quienes participen en esa decisión. La agenda y los puntos clave se comparten antes, y el tiempo se usa únicamente para decidir. Si toma 10 minutos, la reunión dura 10 minutos. La charla casual, la convivencia, las presentaciones, los reportes y la lluvia de ideas van aparte y claramente etiquetados. Los eventos y la asistencia también necesitan una razón clara. Estas reglas funcionan bien. También bloquean de raíz los CC inútiles en emails: si no necesitas pedir o responder algo, no pongas en CC a nadie, y así garantizas tiempo para trabajar sin interrupciones. Pero cuando hay una capa de gerencia incompetente que no deja aplicar estos principios, es deprimente

• Me recordó a la película Real Genius. Los estudiantes dejaban grabadoras en el salón, y luego hasta el profesor terminaba poniendo solo clases grabadas. Una estructura rarísima. Ese gran momento en YouTube

• Últimamente he estado usando en serio herramientas de toma de notas con IA y, en lo personal, sí las siento realmente útiles. Basta con crear una cuenta y el robot entra automáticamente a las reuniones y registra casi todo. Cuando se juntan personas con distintos contextos y acentos, funciona especialmente bien. Siento que me ha salvado miles de veces. Incluso revisar solo el resumen o el registro completo de la reunión me resulta mucho más eficiente que participar directamente