Haz que las reuniones empiecen 5 minutos después, no en punto

• El autor, que trabaja como engineering manager en Google, hace que su equipo empiece todas las reuniones 5 minutos después de la hora en punto en lugar de exactamente a la hora
• El hábito de empezar las reuniones 5 minutos después (:05, :35), en vez de en punto, es más efectivo para reducir el cansancio causado por reuniones consecutivas
• Más que intentar terminar 5 minutos antes para la siguiente reunión, cuando la hora oficial de cierre cae en punto, opera de forma natural la presión social de no pasarse de la hora en punto
• Un descanso corto mejora la concentración y la sensación de calma de los participantes, y en la práctica los asistentes sí llegan bien al nuevo horario de inicio
• Este método se extendió de forma natural por toda la organización y, al no ser una regla obligatoria, se mantiene mejor
• Un pequeño cambio de hábito puede mejorar la eficiencia del equipo y el ambiente

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El experimento de retrasar 5 minutos el inicio de las reuniones

• El autor, que trabaja como engineering manager en Google, hace que su equipo empiece todas las reuniones 5 minutos después de la hora programada
  • Ejemplo: una reunión de la 1:00 empieza a la 1:05, y una de la 1:30 empieza a la 1:35
• Esto resulta más efectivo que intentar terminar las reuniones 5 minutos antes
  • A menudo las reuniones no terminan a tiempo y eso provoca que se encimen con la siguiente
  • En cambio, al retrasar el inicio, se asegura de forma natural una pausa breve

Presión social y efecto en la gestión del tiempo

• Existe una presión social para que las reuniones terminen en punto (o en la media hora)
  • Gracias a eso, la reunión no invade la hora de inicio de la siguiente
• Esa presión garantiza una pausa corta y permite que los asistentes participen en la siguiente reunión con más margen

Reacción de los participantes y cambios reales

• Los asistentes respetan el nuevo horario y llegan a tiempo
  • A diferencia de lo que podría preocupar, casi nadie llega todavía más tarde, como a la 1:07
• Aunque el inicio de la reunión se retrasó, en la práctica casi no hay pérdida real de tiempo, porque antes tampoco empezaban exactamente a la hora

Expansión dentro de la organización y autonomía

• Este método se propagó de manera voluntaria por toda la organización
  • No es una regla de un equipo en particular, sino una práctica que se fue asentando de forma natural
• Como no es una regla obligatoria, puede aplicarse con flexibilidad según la agenda de cada quien
  • Como no siempre está claro cuándo empieza la siguiente reunión de un colega, la mayoría de las reuniones terminan a tiempo

Conclusión: el valor de un pequeño hábito

• Igual que el buen código, un buen equipo también se construye con detalles cuidadosos
• Un cambio simple que da 5 minutos de margen entre reuniones consecutivas puede mejorar la calidad del día
• “Si lo pruebas tú mismo, podrás sentir cómo mejora tu día”

[roxie]

Qué enfoque tan curioso e ingenioso.

[kimjoin2]

Me parece bien.

[GN⁺]

Comentarios de Hacker News

• Durante la pandemia, en nuestra empresa hicimos el experimento de empezar las reuniones 5 minutos después de la hora
  El análisis de datos mostró que, al principio, las reuniones terminaban a tiempo, pero después de unas semanas empezaron a retrasarse otra vez
  Los managers se iban a tiempo, pero los IC (Individual Contributors) tendían a quedarse y seguir la reunión
  En la encuesta, a los managers les gustó este método, pero los IC lo vieron negativamente
  Al final, era porque los managers, con agendas muy apretadas, querían un pequeño descanso, y terminamos volviendo al sistema anterior

  • Yo tuve una experiencia parecida. Si las reuniones terminaban a tiempo o no, en realidad no significaba mucho
    Creo que que los IC siguieran con la discusión en detalle era más bien una buena señal de colaboración
    Como manager, yo preguntaba: “¿Necesito quedarme?”, y casi siempre me respondían “no”
    Al final era como tener dos reuniones seguidas, y el problema está en la estructura del calendario
  • Que los IC se queden profundizando en temas de detalle es algo completamente natural
    Lo que captaron los datos fue, en esencia, una especie de ‘conversación de pasillo después de la reunión’
  • Cuando trabajaba en Google, algunos senior managers querían que solo las reuniones en las que ellos participaban empezaran 5 minutos tarde
    Me parecía una política personal de margen razonable para gente que pasa todo el día en reuniones
    En cambio, había managers que simplemente llegaban 5 minutos tarde siempre, y eso sí era bastante molesto
  • Este tema me recuerda al texto de Paul Graham Maker’s Schedule, Manager’s Schedule
    Es interesante cómo la diferencia en la densidad de la agenda genera estas preferencias
  • Si alguien pregunta qué es IC, significa Individual Contributor, es decir, un ingeniero operativo que no ocupa un puesto de gestión

• Yo soy de la idea de que “las reuniones deben empezar puntualmente”
  La gente al final aprende y llega a tiempo
  Intentar ajustarlo psicológicamente solo termina creando juegos con el tiempo

  • Pero la gente de liderazgo está atrapada en reuniones todo el día, así que llegar 5 minutos tarde no es un problema de “aprendizaje”, sino de prioridades
    Intentar corregir eso es ignorar la realidad
  • A inicios de los 90, un nuevo jefe de departamento trajo un temporizador de cocina y limitó las reuniones a 22 minutos
    Al principio fue caótico, pero pronto se estableció una cultura de reuniones cortas y productivas
    Incluso 30 años después, sigo pensando que ese método todavía funciona
  • El problema es que si los asistentes clave llegan tarde, no se puede empezar la reunión
    Y así se crea una cultura donde todos llegan tarde
    Una vez, cuando un SVP sí empezó puntual, yo entré con 49 segundos de retraso y ya me había perdido parte del contenido
  • Nuestro equipo creó una regla de terminar las reuniones 5 minutos antes
    En cambio, otro equipo tenía la costumbre de empezar 5 minutos tarde, y eso terminó haciendo que todos llegaran tarde
    Al final, una cultura de “empezar a tiempo y terminar a tiempo” resultó mucho más eficiente
  • Algunas personas generalizan su propia experiencia y quieren aplicarla a todos, pero eso no siempre produce resultados positivos

• Lo he intentado varias veces, pero “empezar 5 minutos tarde” tiene un problema de UX del calendario
  La mayoría de las apps de calendario se muestran visualmente en la hora exacta, así que se genera confusión
  La mitad entra a tiempo y la otra mitad 5 minutos después, y en medio aparece un tiempo muerto
  Al final, unos van por café, otros se ponen a platicar, y también se pierden la reunión 5 minutos después

  • La solución es agendar la reunión en punto, pero hacer que el inicio real sea 5 minutos después como una política organizacional
    En la academia europea este concepto existe desde hace mucho tiempo — Academic Quarter

• En nuestra empresa también empezamos 5 minutos tarde, y al final las reuniones terminan 5 minutos tarde

  • La raíz del problema son las reuniones back-to-back
    Que las reuniones siempre llenen exactamente todo el tiempo asignado es una señal de mala organización
    En una buena cultura de reuniones, de hecho, deberían terminar temprano con frecuencia
  • Este enfoque al principio se siente novedoso, pero pronto vuelve al punto de partida por el efecto de adaptación
  • Ojalá el software de reuniones sacara automáticamente a todos cuando se acabe el tiempo
  • Pero este sistema pierde sentido si todo el mundo lo adopta
    Si empiezas 5 minutos tarde pero no terminas 5 minutos antes, al final todo se recorre 10 minutos
  • Al final, la gente empieza a asumir que llegar 5 minutos tarde es normal, y las reuniones empiezan 10 minutos tarde y terminan 10 minutos tarde

• Me gustaría que Microsoft Teams mostrara un contador del costo de la reunión
  Si mostrara el costo subiendo por segundo al multiplicar el número de asistentes por el salario promedio, creo que habría menos reuniones

  • Pero también hay que considerar el costo del tiempo de trabajo individual de los IC
    Aunque una reunión parezca un desperdicio de dinero, muchas veces sin reunión se termina avanzando en la dirección equivocada
    Lo importante al final es encontrar la cantidad adecuada y la eficiencia de las reuniones
  • Un amigo de hecho hizo un sitio con esa función — howmuch.poiesic.com
  • Microsoft tiene una herramienta de pago llamada Viva Insights, y también se puede construir algo directamente con MS Graph Data Connect
    Pero, claro, eso también cuesta dinero
  • Yo usé un sistema así antes, y no tuvo ningún efecto
    La gente enseguida se acostumbra a pensar “las empresas de por sí gastan mucho dinero” y se vuelve insensible
    Al final, las reuniones son un espacio de conversación donde se necesitan decisiones, así que solo hacer visible el costo no cambia las cosas

• En mi experiencia, aunque la disciplina de reuniones era floja, lo único que de verdad funcionaba era empezar a tiempo y terminar a tiempo
  Quien llegara tarde podía revisar la grabación o las notas
  Incluso hay una anécdota de que Steve Jobs usó este método para imponerse en una negociación con Lucasfilm

  • Eso sí, cuando hay reuniones back-to-back, sí se necesita un margen de 5 minutos
    El tiempo físico de transición, como moverse o ir al baño, es una necesidad realista

• Creo que la mejor solución es simplemente una cultura de puntualidad

  • Pero cuando las reuniones son consecutivas, el lugar está lejos o hace falta una pausa biológica, en la práctica es imposible
    En esos casos, casi habría que clonarse
  • Al final hay que exigirle a la gente que asista puntualmente
    Si no, empezar 5 minutos tarde termina creando una cultura de llegar 10 minutos tarde

• Un engineering manager dijo una vez: “aunque intente terminar a la 1:55, igual se va hasta las 2:00”,
  pero eso es simplemente una falta de respeto por el tiempo de los demás
  Si de verdad quieres cuidar el descanso de tus colegas, tienes que garantizar ese tiempo

• En mi experiencia, para llevar bien las reuniones hacen falta dos cosas

  1. programar la reunión un poco más corta que el tiempo natural
  2. ser estricto con la gestión del tiempo dentro de la reunión
     Es decir, una reunión de 60 minutos debe durar solo 50, empezar a tiempo y terminar a tiempo
     Los primeros minutos se usan para saludar y concentrarse, y los últimos 10 para cerrar conclusiones y ordenar pendientes
     Así se crea un ritmo de reuniones con holgura, y se puede pasar naturalmente a la siguiente reunión

• Trabajo en una universidad, y las clases tienen una estructura parecida
  Son 50 minutos de clase y luego 10 minutos para trasladarse
  Las reuniones grandes de comité empiezan puntuales, tienen tiempos asignados por punto de agenda y, si hace falta, se extienden por votación
  Pero, a diferencia de las reuniones de empresa, muchas veces si el jefe llega tarde ni siquiera se puede empezar

  • La razón es que el propósito de la reunión muchas veces es reportarle al jefe
    El equipo puede trabajar sin reunión, pero el jefe necesita saber cómo va el equipo