¿Cómo seleccionan, filtran y gestionan el correo en Internet?

• El principal interés es el flujo de trabajo para archivar y gestionar etiquetas del correo en Internet de usuarios que están suscritos a varias listas de correo y revisan muchos parches
• En particular, la pregunta está dirigida a usuarios de Lobsters que están suscritos a 20 listas de correo y a quienes revisan muchos parches
• Se busca confirmar si existe algún flujo de trabajo específico para manejar el archivado y las etiquetas
• Se pregunta qué herramientas han sido de gran ayuda y, de ser posible, se prefieren herramientas FOSS
• Se menciona como ejemplo concreto si usan herramientas como scripts de Sieve

[GN⁺]

Opiniones en Lobste.rs

• Le gusta mucho Sieve
  En Roundcube también hay un plugin para editar Sieve con una GUI desde la WebUI, así que sirve para ir conociendo las funciones del lenguaje Sieve, y si hace falta también se puede editar directamente el archivo del script
  Normalmente se registra en cada sitio con una dirección de correo por dominio para filtrar fácilmente, por ejemplo algo como [e-mail]

  if address :localpart :is "to" ["lobsters"]  
  {  
    fileinto "Social";  
    stop;  
  }  
  

  No usa listas de correo, pero si las usara, probablemente crearía una bandeja de entrada para cada lista, luego las agruparía por hilo en el cliente de correo y mostraría solo los mensajes no leídos
  Para el spam, con reglas básicas como buscar frases como "my salacious friend" en el cuerpo y rechazar bandejas de entrada genéricas como info@, le ha bastado por más de 6 años; solo tiene 6 reglas manuales, así que para uso personal no le ve sentido invertir en soluciones de machine learning como rspamd

• Cambia de cliente de correo de vez en cuando, pero desde hace años su flujo de traer y filtrar correos sigue casi igual
  Ahora está evaluando Gnus después de haber usado mutt durante mucho tiempo; trae el correo desde el servidor del proveedor con mpop, lo pasa por maildrop y luego lo guarda en una de varias carpetas maildir en un directorio de correo local
  A qué carpeta va lo decide un gran script llamado .mailfilter, y las listas de correo las hace coincidir sobre todo con el encabezado List-Id. En años de suscribirse a listas, nunca ha visto una que no configure ese encabezado RFC2919
  El correo personal suele filtrarlo por el encabezado From, y no tiene reglas aparte para spam porque el proveedor lo maneja tan bien que solo entra a la bandeja de entrada unas cuantas veces al año y lo borra a mano
  Esta forma de trabajar es casi igual al flujo clásico basado en procmail, pero usa maildrop en lugar de procmail. En ese momento vio publicaciones que decían que procmail ya no tenía mantenimiento, buscó una alternativa y eligió maildrop, que es parte de Courier MTA pero también puede usarse por separado
  La ventaja de un almacén de correo local basado en maildir es que varios clientes de correo ligeros, o MUA en la terminología de email, pueden conectarse sin problemas a la misma estructura de directorios maildir
  Está muy satisfecho con esta configuración y ha demostrado su utilidad durante años. Lo que más le preocupa ahora es la tendencia de los proveedores de correo a dejar solo interfaces de webmail y dejar de ofrecer incluso POP3 o IMAP. En su trabajo actual ya perdió esa batalla, y usan MS Exchange on-premises, donde la única forma de leer el correo es webmail, lo cual es terrible

  • La universidad donde trabaja ahora tiene casi 50 mil usuarios registrados y no soporta POP3, IMAP ni apps modernas de autenticación basada en OAuth
    Webmail, Outlook o nada. Más allá del nivel de soporte, el hecho de que hayan decidido activamente no permitir otros clientes le parece un insulto al medio que es el correo electrónico
    Se podría decir “si suficiente gente lo usa, al final tendrán que soportar otros clientes de correo”, pero justo ese es el punto. Debería poder usarse algo mejor que webmail y Outlook

• Antes administraba su propio servidor de correo y servidor IMAP, y amistades le hospedaban MX de respaldo, pero al final se pasó a Fastmail para simplificarse la vida
  Organiza el correo con scripts de Sieve y con Sieve a través de los “filters and rules” de Fastmail, y luego lo trae al maildir de sus equipos personales con isync/mbsync
  Ordena todo manualmente al final de cada mes, y las carpetas con poco correo las archiva cada 6 meses o cada año como archive/<folder>-YYYYMM. Los archivos también se sincronizan en local y se respaldan completos, pero todavía no tiene un buen método para revisión de parches

• Hasta 2020 administró su propio servidor de correo, pero lo dejó por el volumen de spam entrante, que no dejaba de cambiar, y se suscribió a Fastmail
  Fastmail, en el mejor de los casos, le parece una especie de Squirrelmail con más brillo. Ha usado su función de Mail filtering para hacer filtros como enviar ciertos destinatarios a carpetas específicas
  Independientemente del proveedor, usa una estructura de archivo simple que puede cargarse fácilmente en cualquier cliente de correo. Tiene una carpeta por año, así que hay carpetas como 2025, 2024 y 2023, y cada una contiene más o menos mil correos
  Cuando empieza un nuevo año, mueve los correos de 2026 que están en la carpeta Archive a la nueva carpeta 2026. Cuando busca un correo, con solo ver la carpeta ya sabe si es de hace menos de un año o de hace 8 años, y así le resulta más fácil encontrarlo

• Usa tanto imapfilter como imap_tools

• Usa Postfix → spfpolicyd → https://github.com/fazalmajid/gtldmilter → Procmail
  Sabe que debería usar Sieve. En casos especiales también ha escrito procesadores de correo personalizados como https://github.com/Dirac-Software/mailsink
  Como dice Cal Newport, cree que el correo no estructurado no debería usarse para flujos de trabajo repetitivos, y detesta tanto los flujos basados en email que los evita. Por eso simpatiza en general con los objetivos de SourceHut, pero no lo consideró

• Antes usaba procmail, luego se pasó a Sieve, y en los últimos años usa scripts de etiquetado de notmuch
  Ahí es donde el etiquetado se vuelve realmente poderoso. Puede poner etiquetas temporales a un hilo mientras mantiene intactas las demás, y puede ver el correo de varias maneras según lo que quiera hacer o encontrar
  Si a eso le suma un dominio de correo catchall y se registra en listas y servicios con una dirección única para cada uno, filtrar y etiquetar se vuelve facilísimo

• Una pregunta un poco tangencial: también me da curiosidad qué usan todos para el servidor de correo saliente
  Ahora mismo administro directamente un servidor de correo en DigitalOcean y también configuré DKIM/SPF/DMARC, pero la entrega del correo sigue siendo algo inestable
  Quisiera pagar algo como Proton Mail y usarlo como relay, así que agradecería recomendaciones

  • Al principio pensaba usar el nivel gratuito de SMTP2GO, pero al final terminé con el típico Postfix + Dovecot
    Antes hubo una discusión aquí sobre email setups, así que quizá puedas encontrar una o dos recomendaciones ahí
  • Usé Postfix y Dovecot, pero hace más de 5 años que no administro mi propio servidor, así que no sé bien cuál sea el estándar hoy en día
    Justo antes de dejar por completo el hosting de correo propio, estaba viendo Roundcube para mejorar un poco la experiencia, pero descubrí Fastmail y solté todo
  • Otra opción es irse de DigitalOcean
    No hacen lo suficiente para evitar a los spammers, así que tienen mala reputación. Me gusta Panix: por defecto bloquean el puerto 25 saliente, pero te lo abren si lo pides, y si eres cliente también puedes usar su servidor de correo saliente como relay. Nunca he tenido problemas de entrega
  • OpenSMTPD es mucho más fácil de configurar que las alternativas, así que me parece un buen punto medio para un smtpd personal
    Como ya dijeron, DigitalOcean no es una buena opción para un servidor de correo

• Hace tiempo escribí un script de Sieve sencillo que mete en sus propias carpetas los correos con encabezado List-ID. Si la carpeta no existe, se crea: https://gist.github.com/epilys/bf190ffb0147aa5ab863f7fa886a27da
  La desventaja es que el valor de List-ID en algunos newsletters es algo ilegible para humanos, como un UUID

• Uso Thunderbird
  Para archivar, la función de archivo integrada me basta. Hasta donde sé, guarda los correos como archivos de texto en disco. Puedes configurar el método de archivo con carpetas por año, o por año+mes, cosas así
  Al principio lo hacía así, pero al final decidí dejar que el archivo reflejara tal cual la estructura de carpetas de la cuenta de correo
  Para listas de correo, el encabezado List-Id es lo máximo. En base a eso mando los correos a un directorio específico. En cuanto a etiquetas, Thunderbird soporta tags, pero no las uso; con la carpeta de destino me basta
  No reviso muchos parches por correo, pero sí he usado un poco SourceHut, que trata el flujo por correo como una función de primera clase
  Thunderbird tiene su propio sistema de filtrado del lado del cliente, y me funciona bien porque mi equipo principal prácticamente siempre está encendido. Con el tiempo se me han acumulado decenas de filtros que mueven correos según el dominio, normalmente el dominio de nivel superior, o según el encabezado List-Id de una lista de correo
  Eso sí, la historia de sincronización en Thunderbird prácticamente no existe en casi ningún aspecto: archivo, correos, configuración, filtros, básicamente todo
  Se está trabajando en ello, pero la última vez que revisé estaban enfocados en modernizar e integrar un backend que es producto de más de 20 años de ingeniería estilo viejo oeste. Cada colaborador armó su propio enfoque con SQLite, texto plano, archivos JSON, bases de datos mork y demás, así que solo queda desear suerte :D