- Solo implementar IA no puede resolver problemas de negocio; si automatizas un proceso ineficiente, el resultado será simplemente “producir basura más rápido”
- Las empresas confunden la IA con una varita mágica, pero la IA no vuelve más inteligente a una organización: es solo una herramienta para aumentar la velocidad
- La única gran fortaleza de la IA es su capacidad para procesar datos no estructurados, pero los procesos que dependen de esos datos suelen ser también no estructurados y no están documentados
- Por eso, antes de aplicar IA hay que diseñar y estructurar el proceso, definiendo con claridad las etapas de entrada, transformación y salida
- La tecnología cambia, pero los principios de la eficiencia empresarial no cambian, y la clave del éxito con IA sigue siendo, al final, la optimización de procesos
Optimización de procesos de negocio, no estrategia de IA
- Las empresas hablan de una “estrategia de IA”, pero en la práctica lo único que existe es la optimización de procesos de negocio (BPO)
- La IA no es una estrategia independiente para resolver problemas de negocio, sino una herramienta para acelerar procesos que ya existen
- Si se monta IA sobre una estructura ineficiente, lo único que se logra es ampliar el problema más rápido
La ilusión de la ‘varita mágica’
- Muchas empresas creen que la IA eliminará automáticamente las ineficiencias, pero esa premisa es equivocada
- La IA no aporta inteligencia; solo aumenta la velocidad de las decisiones
- Si automatizas malas decisiones, solo obtienes un sistema que toma decisiones absurdas a la velocidad de la luz
- Aplicar IA a procesos burocráticos, como flujos complejos de aprobación, equivale a crear un robot tan frustrado como un empleado
La trampa de los datos no estructurados
- La IA es la primera tecnología con una ventaja real en el procesamiento de datos no estructurados
- Puede interpretar correos electrónicos, mensajes de Slack, PDF, imágenes y otros datos que el software tradicional no podía manejar
- Pero los procesos que dependen de esos datos suelen ser en su mayoría no estructurados e informales
- Ejemplo: la gestión de reclamos de clientes o la planificación de campañas de marketing muchas veces no están documentadas y solo existen en la cabeza del personal con más experiencia
- En el pasado, como las computadoras no podían procesarlos, lo hacía la gente; por eso no existían diagramas de flujo ni procedimientos operativos estándar (SOP)
Lo que no está diseñado no se puede automatizar
- Para aplicar IA, primero hay que diseñar y estructurar claramente el proceso
- Para trabajar con datos no estructurados, hay que dar estructura al propio flujo de trabajo
- Para eso, hacen falta estas tres preguntas
- Disparador: ¿dónde se generan los datos no estructurados?
- Transformación: ¿qué debe extraer o interpretar una persona (o la IA) de esos datos?
- Salida: ¿cómo se refleja el resultado en sistemas estructurados como un ERP o CRM?
La diferencia entre velocidad e inteligencia
- La IA solo hace las cosas más rápido, no más inteligentemente
- Ejemplo:
- En el método tradicional, un analista revisa 50 contratos durante 3 días
- Con IA, se pueden extraer cláusulas de riesgo en 3 minutos
- El proceso en sí (revisión → identificación de riesgos → resumen) es el mismo, pero para que la IA funcione necesita un procedimiento claramente definido
- El juicio inteligente para determinar qué significa “riesgo” sigue siendo tarea humana
Conclusión: el proceso lo es todo
- En lugar de buscar un salvador en la IA, hay que volver al pizarrón y revisar la cadena de valor
- Especialmente en áreas complejas y centradas en personas, donde intervienen datos no estructurados, hay que visualizar el proceso y detectar cuellos de botella y desperdicios
- Solo cuando el proceso sea simple, lógico y robusto se podrá usar la IA como acelerador
- La tecnología cambia, pero los principios de la eficiencia empresarial no
- Al final, lo esencial siempre es el proceso
6 comentarios
Parece que está diciendo algo obvio...
Ver que siguen apareciendo textos parecidos de "no solo le den clic, piensen y escriban" hace pensar que en EE. UU. debe de haber muchos casos de abuso de la IA..
Empecé a trabajar por primera vez como desarrollador en el centro de cómputo del ejército en 2007, y en ese entonces me enseñaron que "el desarrollador debe entender suficientemente el dominio, pulir los requisitos del usuario y luego proponer la mejor opción".
Últimamente, parece que lo que predomina es "haz exactamente lo que te pide el usuario". La verdad, hasta puede que a los usuarios también les guste más así..?
(Trabajo en SI del sector financiero) A muchos desarrolladores les pregunto qué les parece eso de, siendo tú el experto, no hacer solo lo que el cliente pide, sino decirles a los clientes que así es como deben trabajar.
> El resultado es tal como uno se imagina.
¿Qué significa?
Si pregunta qué significa "el resultado es como uno imagina".
No tiene un significado en particular; solo lo escribí como una especie de juego de palabras con el matiz de que simplemente es así.
Opinión de Hacker News
Esta es una de mis anécdotas favoritas sobre procesos y documentación
Cuando trabajaba en un hedge fund, falló el paso 7 de un procedimiento de 18 pasos que seguíamos cada tarde para preparar el siguiente día de trading
Documenté ese paso y se lo mostré a varias personas; todos coincidían en que “el documento del paso 7 estaba mal”, pero no había ningún acuerdo sobre “qué se suponía que debía hacer realmente el paso 7”
Esa experiencia me hizo darme cuenta de que simplemente “escribir lo que está pasando ahora mismo” ya representa un gran avance para que la gente entienda el proceso real y llegue a acuerdos
También recuerdo que, cuando escribía documentación para un sistema de datos de mercado, quienes decían “eso no es tan complejo” al ver el documento terminado decían “es más complejo de lo que pensaba”
Aunque uno diga “ahora es momento de escribir qué hace realmente el paso 7, no de debatir cómo cambiarlo”, igual terminan mezclándolo
Creo que lo correcto es dejarlo unificado de una vez, aunque sea de forma incorrecta, y corregirlo después
Al final se llegó a la conclusión de “mejor no documentarlo”, y eso fue todavía peor
La documentación crea una línea base de consenso y permite que quienes se suman después puedan trabajar sin discusiones innecesarias sobre detalles
A estas alturas ya no puedo imaginar hacer algo grande sin un proceso claro
Me recordó el proceso de producto de 5 pasos de cierto CEO
Tiene que quedar claro en cuál de estos puntos entra la IA y cuándo debe entrar
Mucha gente fracasa porque aplica este orden al revés
Está demasiado subestimado, pero debería estar entre las 5 mayores invenciones humanas
Me impactó la frase “no puedes convertir un proceso de negocio desastroso en oro con IA”
Al final, no existe una estrategia de IA; lo que existe es optimización de procesos de negocio
Creo que el problema fue el nombre: no debió ser “Redesign”, sino “Design”
El intento de unificar números de cliente se enredó por completo y terminó en la confusión de asignar números nuevos mientras seguían usando los viejos
Me imagino el caos que habría ocurrido si una empresa así hubiera introducido IA
Décadas de recorte de costos y reducción de personal destruyeron los procesos, y ahora ni siquiera las grandes corporaciones funcionan bien
Las empresas de IA están ganando dinero tragándose los datos de estas ruinas y devolviéndolos como resultados de LLM
Tengo sentimientos encontrados respecto a los procesos en las grandes empresas
Sirven para obtener buenos resultados de personas promedio, pero para la gente sobresaliente a veces se vuelven una cadena
Por eso me parece realista darles permisos de excepción a las personas extraordinarias
Algo así como eximirlas de ciertas partes del procedimiento para que puedan moverse rápido y concentrarse
Sigo pensando qué implica este enfoque para la idea misma de proceso
Hace falta un proceso claro para los casos frecuentes, pero también una vía de escape para que un gran ingeniero pueda responder con rapidez
Es el problema estructural de que, al subir la calidad promedio, también baja el techo
Un buen proceso debería ayudar a que los rockstars trabajen más rápido
El problema es la gestión que confunde trabajo documental con proceso
Cuando se repiten solicitudes caóticas y comportamientos poco cooperativos, al final no queda otra que imponer procedimientos
Aunque disminuyan los intentos creativos, el costo del desorden es mayor
Esa es la realidad en la que hasta levantar un simple formulario en ServiceNow ya se considera un avance
Me gustó la frase “la IA es la primera tecnología que maneja datos no estructurados”
También me gustó ese resumen de que los procesos que manejan datos no estructurados suelen ser, en sí mismos, no estructurados
Se debe a interacciones no estructuradas con el mundo exterior o con otros equipos, o a una variabilidad demasiado grande
Un diseñador de procesos con experiencia reconoce estas “fronteras semiestructuradas” y las observa con cuidado
La IA también debería seguir ese principio: no expandir demasiado el alcance del sistema y dejar que pequeños procesos estructurados floten dentro de un entorno no estructurado
Hubo muchas empresas que funcionaban bien incluso antes de que existieran los datos estructurados
Tras 13 años trabajando en búsqueda, lo que he visto es que la dirección siempre sueña con reducir costos con la tecnología de moda, pero en realidad lo que hace falta es una inversión más profunda
Empiezan a vender la nueva moda diciendo: “la tecnología existente es el problema, pero la misma tecnología empaquetada con otro nombre sí dará ahorros reales”
Después de 20 años en automatización de procesos, mi conclusión es que si intentas automatizar un proceso no definido, fracasas
A veces el propio proceso de definir requisitos ayudaba a que la empresa tuviera más claridad, pero la mayoría lo evita
En vez de eso, intentan hacer la herramienta más flexible y al final terminan con una herramienta inútil
Otro equipo quiere una herramienta para simplificar un flujo de trabajo de procesamiento de datos, pero ni siquiera existe documentación del proceso actual
Al final estamos en la situación de tener que hacer ingeniería inversa de su proceso
Quisiera citar “No Silver Bullet” de Fred Brooks
Enlace
He visto a varias empresas implementar ERP e intentar trasladar sus procesos existentes tal cual, para terminar cayendo en un infierno de personalización
El presupuesto y los plazos siempre se pasaban
Siento que este artículo da justo en el blanco
Demasiado proceso es un problema, pero siempre hace falta cierta estructura
La IA trabaja bien con datos estructurados, así que más que libertad total, lo importante es el equilibrio de una estructura adecuada
Enlace relacionado
La documentación es muy útil para aclarar el pensamiento
En el momento en que escribes una tarea repetitiva, se te ocurren ideas para reducir pasos innecesarios
Ahora mismo estoy intentando delegar parte de la operación de mi negocio a la IA
Cuando adquiero una pequeña marca de ecommerce, uso un prompt de 6 páginas para que el LLM haga el análisis inicial
Esa experiencia me hizo darme cuenta de que el valor económico lo crea el diseño estructurado del trabajo, más que la inteligencia del LLM
Aun así, todavía no hay un agente que automatice por sí solo la navegación web y la carga de archivos, así que la automatización completa sigue siendo difícil