- La Anmeldung, trámite que debe hacerse después de mudarse en Berlín, consiste en llenar un formulario en papel y entregarlo en persona con cita en el Bürgeramt, por lo que se creó una herramienta que lo convierte en un formulario web fácil de usar también desde el celular
- El nuevo formulario no es una simple carga de PDF, sino un formulario web interactivo que ajusta el flujo según las respuestas y ofrece validación de campos, atajos de teclado y herramientas de accesibilidad
- Trata la dirección c/o como un paso aparte, algo que el formulario y la guía oficiales omiten, para cubrir situaciones que quienes se registran por primera vez suelen pasar por alto, como el problema del nombre en el buzón
- Los datos personales no se envían a un servidor, sino que se procesan en el navegador; con componentes VueJS y PDFLib, al hacer clic en “save form” se genera al instante el PDF completo
- Ya se digitalizaron también los formularios de Abmeldung y de solicitud de tax ID; con APIs de correo postal y fax, o con códigos QR y URLs cortas, podría reducirse aún más la dependencia del papel en los trámites públicos
Por qué convertir el trámite de Anmeldung en un formulario web
- Al mudarse en Berlín, hay que registrar la dirección; este trámite se llama Anmeldung
- Hay que llenar un formulario en papel
- Hay que sacar una cita en el Bürgeramt y entregarlo en persona
- El formulario existente de Anmeldung es ambiguo y confuso, así que en lugar de simplemente subir el formulario en papel a internet, se reconstruyó como un formulario web que avanza como una conversación
- El formulario web ajusta las preguntas e indicaciones necesarias según las respuestas del usuario
- Funciona en teléfonos móviles
- Soporta autocompletado, teclado numérico, validación de campos, atajos de teclado y herramientas de accesibilidad
- En el último paso se puede descargar el formulario completo, y también se ofrecen opciones para conseguir una cita o contratar ayuda
- El formulario oficial solo permite incluir hasta 2 personas, por lo que para registrar a toda una familia hay que llenar el mismo formulario varias veces; esta herramienta se encarga de ese trabajo repetitivo
Detalles de dirección que el formulario oficial pasó por alto
- Se mejoró el flujo para tratar la dirección c/o como un paso separado
- Los departamentos en Alemania no tienen número de unidad, y si el nombre no está en el buzón, el correo no se entrega
- Cuando no se puede poner el nombre en el buzón, hay que agregar “c/o” a la dirección
- Este método está permitido oficialmente, pero no aparece en el formulario oficial ni en la guía oficial
- El Bürgeramt también quiere información de ubicación como “segundo piso a la derecha”, pero esto no queda claro con el campo “Straße, Hausnummer, Zusätze” del formulario, por lo que durante la visita pueden hacer preguntas en alemán
Implementación para completar el PDF dentro del navegador
- Todos los datos personales se procesan dentro del navegador, y la información personal no sale de la computadora
- La implementación se hizo como un simple componente VueJS, igual que otras herramientas de All About Berlin
- PDFLib llena el PDF en el navegador
- Mientras el usuario completa el formulario, el formulario PDF vacío y la biblioteca JS se descargan en segundo plano
- Al presionar “save form”, el procesamiento ocurre de inmediato, por lo que se siente muy rápido
- Con
navigator.languagesse obtiene la lista de idiomas compatibles del usuario, y se sugieren al principio de la lista de países aquellos en los que es probable que haya vivido- Los ejemplos son
en-CA,fr-CA,de-DE - Es una forma de inferir la cultura del usuario en situaciones donde el costo de equivocarse es bajo
- Los ejemplos son
Más formularios públicos y trámites sin papel
- Hay planes para digitalizar más formularios de oficinas públicas
- Ya se completaron los formularios de Abmeldung y solicitud de tax ID
- Estas herramientas para llenar formularios se usan cientos de veces al mes
- Convertir un formulario nuevo ahora toma solo unos días
- También se consideran APIs de correo postal y fax para los casos en que sea difícil eliminar el papel por completo
- Enviar una carta con la API de LetterXPress cuesta 0.85€, y el usuario puede recibir el formulario completo unos días después para llevarlo a la cita
- Enviar un fax con la API de Simple Fax cuesta 0.07€ por página, y algunos trámites de oficinas públicas pueden procesarse como si fueran “completamente digitales”
- También es posible evitar el papel
- Durante el COVID se ingresaba la información en línea y se mostraba un código QR en el centro de pruebas
- El Bürgeramt también podría usar códigos QR o URLs cortas para que, aunque haya una cita presencial, no haga falta un formulario en papel
1 comentarios
Opiniones de Hacker News
No, está completamente equivocado. La forma “correcta” de digitalizar la administración al estilo alemán es esta: se asigna un presupuesto fijo de digitalización y el gobierno local lanza una licitación pública. Un amigo/primo/excompañero de trabajo de un funcionario de alto nivel tiene como trabajo secundario una empresa de servicios de TI, y es obvio quién va a ganar el contrato.
Esa persona subcontrata el trabajo a una fábrica de outsourcing, y el proyecto termina costando y tardando más del doble de lo planeado originalmente. El producto terminado es solo un frontend tosco donde el usuario llena formularios, y los formularios enviados se mandan por email a funcionarios de bajo rango. Ellos los imprimen, luego vuelven a ingresar la misma información en otro software en la computadora de la oficina y la imprimen otra vez. Después, el usuario tiene que agendar una cita en la oficina pública para ir en persona a recibir la firma y el sello, y el formulario final se envía por fax a la siguiente entidad administrativa.
El frontend corre en una Raspberry Pi en algún lugar del edificio gubernamental, y para ahorrar energía, el servidor también se apaga cuando todos los empleados se van. Por eso solo se puede acceder entre semana de 8 a. m. a 1 p. m.
El funcionario que quiere resolver un problema específico debe crear un proyecto y lanzar una licitación pública. Esa licitación debe seguir criterios legales muy formales para evitar la corrupción, así que el papeleo tarda muchísimo. Algunos proyectos incluso requieren legalmente una licitación de la UE, lo que lo empeora todavía más.
Algunas personas inteligentes “resolvieron” este problema creando marcos de contratos básicos con consultoras como McKinsey, y como resultado estas empresas se turnan para quedarse con los proyectos cumpliendo condiciones como “gana el precio más bajo”.
Al final, durante 20 años, cada estado federado y municipio ha insistido en su propia solución, se ha fracasado cientos de veces en digitalizar desde funciones menores hasta servicios centrales, y unos 3.500 millones de euros han fluido hacia consultoras, pero casi nada funciona correctamente hasta el final.
El mayor problema de las agencias gubernamentales es encontrar buenas empresas de software que de verdad se preocupen y aporten valor. Casi no hay forma de juzgar quién lo hará bien y quién va a cobrar de más. Es demasiado fácil aprovecharse de las agencias, y cuando algo sale mal, nadie quiere hacerse responsable.
El mayor problema es que legalmente muchas veces debe ganar el postor más barato. Si eliges a una buena empresa, el proveedor más barato puede incluso demandarte.
El proveedor más barato entrega tarde y entrega algo roto, y luego puede cobrar más con el pretexto de arreglarlo. Se generan incentivos para entregar algo con altos costos de mantenimiento y una arquitectura excesivamente compleja, en la práctica diseñado para fallar.
Todos terminan infelices, pero el problema ya no se atribuye a una licitación defectuosa ni a un proveedor pésimo. Entonces aparece un proyecto posterior de corrección, y también lo gana de nuevo ese proveedor pésimo.
Para ver el nivel de costo y locura, basta mirar einmalzahlung200.de. Un solo formulario para solicitar 200 euros de apoyo por calefacción/COVID costó millones de euros y hubo consultoras metidas. Ni siquiera soportaba la carga, pero fue elogiado como de nueva generación porque no había que imprimir papel.
No es que en Alemania no haya talento o empresas capaces de producir buena calidad; es que el proceso está roto. Otro problema es la ley de protección de datos personales, que es una ventaja importante en Alemania, pero dentro de la burocracia se usa a menudo como excusa y arma para bloquear avances.
La administración pública fue dejada sin poder, y se siente como si los fondos públicos se los llevaran consultoras y proveedores pésimos.
Incluso al declarar impuestos, Elster no oculta automáticamente los formularios que no necesito presentar; tengo que quitar manualmente 12 páginas que parecen aleatorias.
La última vez que llamé a la oficina de impuestos, el encargado me dijo que no podía responder una pregunta específica. Tenía que ir a buscar mi expediente impreso en un archivero al final del pasillo, así que me pidió que llamara de nuevo más tarde. Han pasado 27 años y siguen en ese nivel.
¡Bravo! El Bürgeramt en general parece una broma de verdad. En Berlín, después de mudarme, tardé meses en poder registrar mi residencia, y los tiempos de espera son así de largos. Otras ciudades parecen parecidas
Ahora vivo en otra ciudad y mi identificación lleva meses vencida. Legalmente es una falta menor, pero no hay una sola cita disponible en toda la ciudad. También podría ir en persona temprano por la mañana, pero cuando llegué 30 minutos antes de que abrieran, había 30 personas en cuclillas esperando desde el pasillo hasta afuera de la puerta. Otro día fui 1 hora antes de que abrieran y ya había 12 personas esperando
Esto no es un fenómeno reciente, sino décadas de mala gestión, y deberían despedir a todos los responsables. Claro, en la práctica eso sería imposible
Debería existir algo como un ministro del Tiempo, con autoridad para controlar estas estupideces no solo en la burocracia alemana, sino también en el sistema de salud. Conseguir una consulta rápida aquí es casi cuestión de suerte. Ambos han llegado a un nivel indigno, haciendo que la gente se siente en lugares deprimentes y desperdicie años de su vida. La espera debería ser la excepción, no el valor predeterminado, y debería haber métricas y consecuencias al respecto
Además tenía que llevar el auto al Straßenverkehrsamt, pero no podía llevarlo porque no tenía placas, y para obtener las placas tenía que llevar el auto: una contradicción. Incluso si de algún modo resolvía eso, tenía que mandar a hacer las placas físicas y contratar un seguro temporal, pero las aseguradoras alemanas me dijeron que no podían ofrecerme seguro para placas temporales porque no era cliente existente. Al final alquilé un camión portavehículos y lo llevé a casa
Una vez en casa, el proceso para obtener las placas fue realmente fácil. En el sitio web de la autoridad vehicular neerlandesa conseguí una cita para el día siguiente a las 2 p. m. y recibí placas temporales. Solo tenía que escribir el número en cartón y pegarlo donde van las placas; llamé a la aseguradora más barata, contraté un seguro temporal sin problemas y manejé el auto para llevarlo a la inspección
Elige una sucursal preferida, o algunas, y abre cada calendario en navegadores distintos. Si abres varios en un mismo navegador, no funciona bien porque recuerda la última selección por sesión
Luego actualiza cada 30 minutos y revisa el calendario. Se liberan turnos con bastante frecuencia, pero se vuelven a llenar enseguida. Si tienes suerte, puedes descubrir a qué hora entran al sistema las citas canceladas. En mi sucursal era todos los días a las 10 a. m., y alrededor de esa hora a menudo aparecían turnos para 1 o 2 semanas después
Cuando sepas a qué hora se abren los turnos, revisa todos los días en ese horario, reserva el primer turno que puedas conseguir y luego repite unos días más para cambiarlo si aparece uno mejor. Eso sí, hay que cancelar sí o sí la cita anterior
Es mucho trabajo y es un método que no debería ser necesario, pero nunca voy al Bürgeramt sin cita y hasta ahora este método me funcionó todas las veces
Aun así, me sorprendió gratamente lo que se puede tramitar digitalmente en Kiel. En Schleswig-Holstein, Niedersachsen, Hamburgo y Bremen hay una empresa pública llamada Dataport que se encarga de mucha tecnología para organismos públicos. No es tan eficiente como una empresa normal, pero parece bastante útil. No sé si existe algo parecido en otras regiones de Alemania
Claro que el gobierno irlandés después implementó un sistema de citas, pero era tan ridículamente malo que los bots tomaban todas las citas de inmediato y las revendían en Facebook Marketplace. Parece que ni siquiera se les ocurrió usar CAPTCHA. Yo solo pude conseguir una cita después de hacer mi propio scraper
A veces puedes ir sin cita y entrar de inmediato. Como no tienen mucho que hacer, los empleados te esperan contentos y además suelen ser bastante amables
En los departamentos alemanes no hay número de departamento, y si el buzón no tiene nombre, el cartero no puede entregar el correo; ese problema también provoca fallas de entrega en la dirección opuesta
Un amigo en Alemania me envió un paquete hace tiempo y no escribió el número de departamento, pensando que el cartero encontraría el buzón correcto con mi nombre. Como resultado, el paquete fue devuelto tal cual a Alemania. La burocracia austríaca es tan implacable como la alemana; solo cambian las reglas que hay que seguir
Pero tres días después el cartero tocó la puerta y preguntó si ese paquete era nuestro
No es una ciudad grande, pero es un pueblo de 20 mil habitantes, así que tampoco es un campo donde todos se conocen; me impresionó que se tomaran el trabajo de averiguar la dirección. Claro que el código postal acotó bastante el rango
En cambio, estoy seguro de que si se hubiera enviado del Reino Unido a Noruega, el correo noruego lo habría rechazado de inmediato por no cumplir 100% con las normas
Pero en Vienna, 2-14 significa un edificio grande que va desde el número de calle 2 hasta el 14. Mi edificio era pequeño y físicamente se veía que era el número 2 de la calle, pero al final nunca recibí esa carta
Como era de esperarse, dos días después la carta volvió a mi buzón y perdí 2 euros
Solo hacía falta una estampilla, pero sellaron ambos lados, así que ni siquiera pude reutilizarla. Además, la había puesto en un buzón de “otro código postal”, no en el del código postal cercano
No sé si lo arruinó el OCR o una persona, pero seguro que una persona lo arruinó: yo
Esto resuelve un problema bastante específico, pero al menos podemos reírnos de una burocracia desastrosamente rota en lugar de sufrirla nosotros
Creó un generador de formularios digital para un formulario pésimamente diseñado con el que tienen que lidiar todos los residentes de Berlín, y explicó qué hizo para que fuera más claro y fácil de completar
En la organización estatal alemana y en la cultura empresarial tradicional, la digitalización se percibe como una amenaza, no como un activo. Hace unos años, mi entonces novia trabajaba en una gran empresa alemana de automatización industrial y sufría por un proceso de trabajo horriblemente ineficiente, copiando y pegando entre Excel y scripts de VB
Como estaba aburrido durante el confinamiento, reemplacé todo ese desastre de Excel por un script de Python y lo simplifiqué todo. Mi novia lo llevó a la empresa y se lo mostró orgullosa a su jefe, esperando recibir reconocimiento, pero el jefe le dijo: “Si quieres seguir trabajando, no traigas estas cosas a la empresa. No las necesitamos y no hay ningún problema con la forma actual”. Ahí me di cuenta de que la cultura actual de innovación en software en Alemania está completamente rota
[1]: https://allaboutberlin.com
Si en el futuro cambia a “textform”, es decir, que solo se requiera documentación, podría procesarse de forma totalmente digital
Lamentablemente, entre las ciudades grandes que revisé —Frankfurt, Darmstadt, Kassel, Gießen, Marburg y Wiesbaden— ninguna usa este servicio; solo lo ofrecen localidades más pequeñas como Bad Vilbel[1] o Limburg[2]
[1]: https://onlineantrag.ekom21.de/olav/zuziehen?mbom=6440003
[2]: https://www.limburg.de/redirect.phtml?extlink=1&La=1&url_fid... "Voranmeldung eines Zuzugs"
A diferencia de la parte que dice que “el Bürgeramt también quiere saber que vives en el segundo piso a la derecha”, el gobierno sueco introdujo un registro nacional de unidades habitacionales que identifica cada departamento, etc., con un número único.
Hay un método preciso para asignar números de departamento según el número de piso y el orden de las puertas de entrada en cada piso, entre otros criterios.
Aunque vivas en una colina empinada y tengas que bajar dos pisos para llegar a tu casa, y tus ventanas den hacia el lado opuesto del edificio, no hay problema. El sistema de numeración también contempla ese caso.
https://www.lantmateriet.se/en/real-property/property-inform...
https://www.lantmateriet.se/globalassets/fastigheter/fastigh...
Es una observación menor, pero evitaría decir “completado” cuando en realidad no se terminó nada y el usuario todavía tiene que presentarlo por su cuenta. Para una persona distraída, podría parecer que todo el trámite ya quedó procesado.
Más bien diría lo contrario: “Advertencia: todavía no ha terminado”.
Ojalá que esto, sea oficial o no, lleve a una tendencia de digitalizar varias partes de la burocracia alemana.
Llevo 3 meses posponiendo trámites. Además, hay que solicitar una cita específica por email con meses de anticipación, tardan semanas en responder, y si hace falta algún intercambio adicional, se van otras semanas más.
Me gusta Alemania y también me gusta la burocracia, pero lo que sí detesto es la falta de digitalización.
Como los países miembros de la UE tienen que resolver el mismo problema, tendría sentido construir sistemas juntos de forma más estrecha. ¿Por qué reinventar la rueda cada vez? Los Países Bajos hacen bastante bien la digitalización. Aunque, por otro lado, si el sistema no contempla tu situación, se ha vuelto difícil lograr que una persona revise el problema en la vida real.
Los impuestos son bastante fáciles, la atención médica está bien, y también se pueden tramitar algunos documentos como el registro de autos. Pero los procedimientos locales raros por región, departamento y ciudad todavía tienen mucho camino por recorrer.
Mi pasaporte alemán venció hace unos años, y para renovarlo en Berlín tenía que esperar varios meses. Fui a Boston con mi pasaporte estadounidense por trabajo, hice el trámite en la embajada alemana de allá y estuvo listo en 48 horas. Berlín es la cúspide de la incompetencia.
En mi país dicen que una nueva identificación o pasaporte sale en menos de 4 semanas, pero nunca me ha pasado.
Como caso de Estados Unidos, vale la pena leer el excelente libro de Jennifer Pahlka, Recoding America, que trata, entre otras cosas, de lo difícil que fue digitalizar el proceso de solicitud de SNAP en California. Ella fue ex subdirectora de tecnología de EE. UU. y ahora es fundadora de la organización sin fines de lucro Code For America. [0]
Una parte que recuerdo es que un funcionario describió las políticas gubernamentales complejas como si hubieran sido “vomitadas” sobre formularios de solicitud incomprensibles. En mi clase de redacción de contratos robé esa expresión, y a cláusulas verbosas como el “Fragment 1” de 357 palabras que hice reescribir a mis estudiantes la semana pasada las llamo barf clause. [1]
[0] https://www.amazon.com/Recoding-America-Government-Failing-D...
[1] https://toedtclassnotes.site44.com/#guar-wow-1
Hace unos años nosotros también hicimos algo parecido, incluyendo una app para iOS, una guía del trámite y una hoja de trucos en alemán: https://amty.io
Cualquiera que llegue nuevo a Berlín siente este dolor, pero lo peor es conseguir cita. No solo para el Anmeldung, sino para casi todo lo que hay que hacer aquí.
Las citas se pueden encontrar aquí: https://allaboutberlin.com/tools/appointment-finder