Mi app de productividad es un archivo .txt interminable (2022)

• Jeff Huang, después de pasar por varias apps de productividad, ha usado durante los últimos 14 años un solo archivo de texto como su sistema principal de trabajo
• Los planes futuros y las tareas pendientes se concentran en un calendario en línea, y cada noche mueve al final del archivo de texto los elementos del día siguiente para crear una lista diaria
• A lo largo del día va agregando notas y resultados, y la lista de pendientes se convierte en un registro de lo completado; el archivo actual ya tiene 51,690 líneas acumuladas durante su vida como profesor
• Usa una redacción fácil de buscar, etiquetas como #idea y banderas Red·Orange·Yellow en el correo para gestionar de forma simple tareas, ideas y seguimientos
• Este método le ayuda a empezar a trabajar de inmediato por la mañana y a sacar de la cabeza los compromisos de largo plazo, aunque puede hacer que deje pasar algunas preguntas o temas de investigación interesantes

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Por qué terminó quedándose con un solo archivo de texto

• Al entrar a la universidad, se volvió difícil recordar todo mentalmente, y tener que seguir tantas cosas interrumpía el trabajo actual
• Probó varias formas de listas de pendientes, rastreadores de tareas y apps de productividad, pero la información quedó dispersa entre varios sistemas y eso aumentó la carga
  • notas de reuniones pasadas
  • eventos del calendario
  • lista de ideas
  • notas del laboratorio
• Al final empezó a escribirlo todo en un solo archivo de texto, y ese método siguió siendo su sistema principal de productividad durante 14 años
• Incluso después de que creciera el alcance de sus responsabilidades, esa misma estructura centrada en un solo archivo siguió ampliándose y se volvió la herramienta central de su trabajo

Los planes futuros se concentran en el calendario

• La única herramienta externa separada que usa es un calendario en línea
• Incluso mete en el calendario tareas sin una hora fija
  • “hacer una mesa de café para el workshop”
  • “pensar cómo reclutar a un nuevo estudiante de PhD”
• Como los planes y compromisos futuros están reunidos en un solo lugar, no hace falta crear varias listas separadas para administrarlos

Cada noche arma la lista del día siguiente

• Antes de dormir, pega al final del archivo de texto los elementos del calendario del día siguiente para crear una lista diaria de pendientes
• Por la mañana, con solo ver esa lista ya sabe de inmediato qué tiene que hacer
• La lista incluye distintos tipos de cosas al mismo tiempo
  • horarios fijos: reuniones, horas de oficina
  • pendientes rápidos: firmar formularios, devolver libros
  • trabajo: revisar artículos, preparar presentaciones
• La noche anterior evalúa si la carga del día siguiente es razonable, y lo que no quiere hacer lo vuelve a mover a una fecha posterior en el calendario
• Las tareas demasiado grandes las divide en una parte para el día siguiente y otra para fechas posteriores
• Tras repetir esto durante años, llegó a estimar bastante bien cuánto puede terminar en un día

La lista de pendientes se convierte en un registro de lo completado

• En la lista diaria también anota notas que van surgiendo durante el proceso
• Al principio es una lista de pendientes, pero al terminar el día se convierte en un registro de lo que hizo
• Todas las listas diarias quedan guardadas en un solo archivo de texto, separadas por fecha
• El archivo actual fue creado hace 9 años, cuando empezó en su empleo actual, y también funciona como cuaderno de investigación y acta de reuniones
• Ahí se han ido acumulando las cosas que ha hecho como profesor, las personas que ha conocido, lo que ha discutido y las ideas que se le han ocurrido
• Actualmente ese archivo contiene 51,690 líneas escritas por él mismo

Compensa lo que falta con búsquedas y etiquetas

• Usa una redacción consistente para que luego sea fácil buscar
• Si busca "meet with", puede revisar más de 3,000 reuniones programadas
• Las etiquetas las usa para marcar elementos que necesita volver a encontrar después
  • #idea: ideas nuevas para revisar cuando necesite ideas de proyectos
  • #annual: elementos para incluir en el próximo informe anual
  • #nextui: cosas para agregar la próxima vez que imparta el curso de UI
• Dentro del archivo de texto puede ver rápidamente qué hizo ese día y qué quedó pendiente
• Normalmente deja una línea en blanco entre el trabajo completado y el trabajo futuro, y cuando termina una tarea mueve esa línea en blanco
• Las tareas restantes pueden volver a pasarse al calendario, pero eso rara vez ocurre porque desde el principio las divide en tamaños manejables para un solo día
• Con el cuadro de búsqueda puede calcular estadísticas agregadas o listar todas las líneas que tienen cierta etiqueta
• Usa Ultraedit por costumbre, pero funciones parecidas existen en cualquier editor de texto

El correo lo maneja solo con banderas de color

• El correo también es parte del flujo de trabajo, pero en vez de reglas complejas usa un sistema simple de banderas
• El significado de las banderas es solo tres cosas
  • Red: correos que debe procesar
  • Orange: correos que debe atender en algún momento, pero que requieren pensarlo más o que otra persona haga algo
  • Yellow: correos enviados de los que espera respuesta y que más tarde requieren seguimiento
• Cuando entra un correo, le pone una bandera en el momento que le resulte conveniente
• Al terminar el día, revisa rápidamente los Orange y Yellow para confirmar si hace falta seguimiento o si deberían pasar a Red
• No le preocupa llegar a inbox zero
• Esto se debe a que vaciar la bandeja de entrada le hace sentir que cada vez que llega un correo aparece trabajo nuevo que debe hacer

Rutina diaria

• Revisa lo que tiene que hacer hoy con la lista diaria de pendientes que armó la noche anterior
• Durante el día realiza las tareas programadas que están en la lista
• Cuando tiene tiempo libre en el horario, avanza con las tareas flexibles de la lista y con los correos marcados en Red
• Al final del día, revisa rápidamente los correos Orange y Yellow
• Copia al final del archivo de texto los elementos del calendario del día siguiente

Ventajas y límites de este método

• Al despertar, puede ver fácilmente de inmediato qué tiene que hacer
• Reduce la necesidad de mantener en la cabeza lo que debe hacer después, los seguimientos de correo y el trabajo futuro
• Es fácil revisar qué pasó antes y también verificar cuánto puede terminar realmente en un día
• No existe una lista de pendientes de ejecución prolongada que se siga arrastrando al día siguiente
• Puede acceder desde todos sus dispositivos usando Remote Desktop
• Cuando la carga mental por compromisos de largo plazo se vuelve pesada, la noche anterior reduce el volumen de trabajo que viene
  • quita banderas del correo sin miedo
  • elimina elementos del calendario que ya no quiere hacer
  • reduce la cantidad de trabajo que le asigna a su yo futuro
• Por este método, a veces puede perder algunas preguntas o no perseguir temas de investigación interesantes
• A cambio, le ayuda a mantener una carga de trabajo manejable

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Comentarios de Hacker News

• En 1985, en su primer trabajo, creó TODO.TXT y lo fue llevando a sus siguientes empleos en un floppy de 5.25 pulgadas, hasta que recién en 1997 lo pasó a su propia computadora
  Lleva 39 años usando esos archivos y todavía hoy los deja como ícono en la esquina superior izquierda del escritorio y los abre varias veces al día
  Ahora administra 46 archivos .txt por tema, y los usa como una especie de hipertexto sin HTML: pone el cursor sobre el nombre de un archivo en Vim, salta con gf y vuelve con Ctrl-O

  • Yo también usé durante varios años algo parecido con Emacs org mode y CTRL-Wgf de Vim, además de poner alias todo='vim ~/.todo' en .bash_profile, y también probé varias apps de tareas, incluyendo Obsidian
    Al final, mi flujo principal era más bien de gestión de cambios de contexto, algo como push-context -> start-new-thing -> finish-new-thing -> pop-context, así que una app simple de lista de tareas no me servía
    Desde hace 6 meses uso una pequeña herramienta y GUI que hice yo mismo, y es la primera vez desde mi archivo TODO de los 90 que siento que la gestión de contexto mejora con el tiempo; solo me falta agregar sincronización remota más adelante
  • Básicamente lo que hizo fue crear una wiki personal
    Antes usé Zim muy bien, y también exploré varias veces enfoques sin GUI, pero en mi caso nada me funcionó tan bien como Zim
    Ahora que hago un trabajo que me provoca menos burnout, estoy volviendo poco a poco a Zim y me está gustando
  • Yo empecé de forma parecida
    Partí con una hoja de papel donde anotaba los videojuegos que quería terminar, luego creció a un archivo txt, varios txt, Evernote, Notion, y al final me quedé con listas de verificación de Google Keep y Obsidian
    En Obsidian tengo unos 2,700 archivos de texto, conectados entre sí y fáciles de recorrer

• Uso un sistema parecido, pero cada mañana duplico el archivo, le cambio el nombre y borro las tareas que terminé el día anterior o las que ya no son relevantes
  Es una forma de trabajo que ha evolucionado durante años, y su mayor ventaja es la flexibilidad
  Cuando aparecen nuevas necesidades, como un proyecto nuevo o cambiar de trabajo, simplemente pruebo otra forma de tomar notas y decido si vale la pena seguir con ella
  Además, tengo un script de cron que hace commits de git cada 30 minutos, y está buenísimo

  • Yo hago casi exactamente lo mismo con Obsidian y el plugin obsidian-git
    Puede hacer git push automático a intervalos, así que funciona bien y es muy conveniente
  • No hago una lista diaria de pendientes, pero sí mantengo una para proyectos de largo plazo que son fáciles de olvidar
    Cada línea es una tarea, y al inicio de la línea pongo la fecha de inicio o la fecha en que me la pidieron; es semiestructurado, pero no toma más tiempo que escribir una nota
    Al inicio de cada mes duplico el archivo, le pongo el nombre del nuevo mes y lo ordeno
    He probado varias apps y sistemas de seguimiento, pero por ahora esta forma es la que mejor me funciona; además puedo dejarla siempre abierta en una pestaña del editor de texto que ya tengo abierta, y se respalda junto con mis otros archivos
  • Me da curiosidad cuál es la ventaja de meterlo en git
    No me imagino muy bien en qué momento serían útiles los mensajes de commit, las ramas, revertir cambios o revisar historial en una lista de pendientes
    Aunque para sacar estadísticas a lo largo del tiempo sí suena bastante interesante
  • Yo hago exactamente esto en Notational Velocity
    Creo un archivo por día, lo duplico al empezar cada jornada y hago respaldos regulares
    Marco lo completado con + y lo que no voy a hacer con -; es simple y funciona muy bien
  • Llegué a un proceso parecido, pero en vez de un archivo por día uso un archivo por sprint
    Copio el archivo del sprint anterior para usarlo en el nuevo, resumo lo completado y lo presento en la reunión del sprint, y luego agrego también el trabajo del nuevo sprint para compartirlo ahí mismo
    El seguimiento oficial sigue estando en tickets de JIRA, pero el archivo de texto es mucho más flexible, se edita más rápido, permite verlo todo de un vistazo y también guardar cosas que no encajan limpiamente en un ticket

• Yo uso algo parecido con las notas diarias de Obsidian, y además tengo notas semanales aparte para planear la siguiente semana
  Igual que el autor planifica el día siguiente la noche anterior, empecé a planear el viernes por la tarde las tareas grandes de la semana siguiente, y eso me da impulso el lunes por la mañana
  La técnica 3/3/3 de Oliver Burkeman y la idea de listas abiertas/cerradas también encajaron muy bien con esta forma de organizarme, y para mí ha sido un buen equilibrio entre flexibilidad y constancia
  https://help.obsidian.md/Plugins/Daily+notes
  https://ckarchive.com/b/e5uph7hx43mn

  • Me gusta que el concepto de vault de Obsidian en realidad no sea más que una carpeta de archivos Markdown, así que sigo teniendo control total sobre mis datos
    No uso su servicio de sincronización propietario; lo guardo en una carpeta común y luego lo replico con Syncthing a todos mis dispositivos y a un dispositivo de respaldo
    Obsidian en sí también es el mejor editor Markdown que he probado, y hasta tiene buenos detalles pequeños, como Ctrl+L, que convierte un ítem de lista en casilla de verificación y, si lo vuelves a presionar, lo marca como completado
  • Para notas uso mucho Obsidian, pero para planear hago todo en papel
    Hago tanto planificación semanal como diaria
    Al principio intenté planear también en Obsidian, pero no me funcionó; escribir más despacio en papel me calma y me empuja a redactar tareas y metas de forma más concisa
    El espacio limitado de la página también me ayuda a ser realista con lo que quiero lograr
  • Uso Obsidian, pero es tan lento al abrir la app que casi me dan ganas de dejarlo
    Además, es demasiado personalizable, lo que me abruma, y quisiera que simplemente me diera funciones de notas bonitas y estándar sin pasar horas ajustándolo
    Aun así lo sigo usando porque al final solo es Markdown, y no quiero quedar atrapado en el formato propietario de otra app
  • Como alguien que conoce bien tanto Obsidian como Bear, me da curiosidad cuál sería la diferencia clave entre ambos para este uso

• La clave de la victoria es pegar todos los elementos del horario del día siguiente al final del archivo de texto antes de dormir y convertirlo en una lista diaria de tareas
  Lo demás son apoyos importantes, pero el poder de dejar preparado el día la noche anterior es enorme
  Yo también pongo muchas de las cosas que planeé ese día en el calendario con horarios reales. Por ejemplo, reservo de 12:30 a 13:00 para leer y responder tres mensajes de Jane que no había contestado

  • Especialmente en el trabajo remoto, esta es la dificultad del manager moderno
    Enciendes la computadora con un plan, pero solo después de 345 mensajes de Slack y 10 reuniones de Zoom te preguntas si siquiera podrás hacer ese plan
    Como engineering manager, realmente extraño el flujo de concentración y productividad, y parece que otros managers lo manejan mucho mejor, así que no sé qué estoy haciendo mal

• Durante más de 10 años edité en Vim y usé archivos .txt que también podía modificar desde el teléfono con Dropbox, pero al probar Mac Notes vi que la búsqueda, la sincronización y el autoguardado me resultaban mucho más útiles
  También compilé mi currículum por más de 10 años con una plantilla de LaTeX hecha por mí, pero me cansé del tiempo que tomaba editarlo y lo pasé a Google Docs con fuente Arial y viñetas simples; la vida se volvió mucho más fácil y el currículum dejó de verse tan molesto
  Muchas de las optimizaciones que antes creía buenas en realidad venían de un apego innecesario a una estética tecnológica minimalista

  • Yo fui en la dirección contraria
    Cada vez que cambiaba el énfasis del currículum, maquetarlo en un procesador de texto se volvía demasiado difícil, y con un currículum en LaTeX era muy rápido adaptarlo para quien quisiera el mismo formato de currículum
    Al final, un currículum es publicidad, así que también me gusta poder colocar correctamente por toda la página elementos que necesitan un modelo de cajas, como si fuera un anuncio
    Si te da curiosidad el resultado, está aquí: https://www.lelanthran.com/downloads/resume-1page.pdf
  • A mí me pasó exactamente lo mismo y llegué a la misma conclusión
    Mandé todos mis dotfiles al archivo y empecé a usar software incluido por defecto, y estuvo muy bien
  • El problema de usar Mac Notes es que no es Vim
    Medio en broma y medio en serio, pero necesito Vim para escribir y editar texto
    Ahora estoy usando todo.txt subido a iCloud

• Para notas en texto plano, suelo usar formato Markdown para darles un poco de estructura
  También separo ligeramente carpetas y archivos para organizarlos por tema, fecha y categoría
  Gracias a eso, cada día empieza limpio mientras los trabajos de largo plazo pueden continuar, y subo todo a un repositorio privado de GitHub para acceder desde cualquier lugar
  Este sistema me funciona porque odio casi todas las apps de notas, me gusta tener control sobre los archivos y en realidad no necesito escribir notas con frecuencia
  Solo lo uso cuando tengo la cabeza saturada y necesito descargar pensamientos o tareas del día o de la semana en algún lado; cuando puedo manejarlo bien mentalmente, no tengo que sufrir la presión de mantener todo actualizado ni las notificaciones

  • Parece que tienes menos de 40
    En algún momento desaparece la novedad del trabajo o baja la memoria
    En mi caso, al reducirse la novedad en la rutina y en los planes a largo plazo, los recuerdos viejos se mezclaron y se volvieron datos poco confiables, y como hacía las mismas tareas varias veces, al intentar recordar los detalles más recientes se mezclaban hechos ambiguos
    La capacidad sigue ahí, pero lo que antes era mucha capacidad ahora causa problemas por las duplicaciones, así que conviene tomar notas
  • Con ese enfoque, Obsidian probablemente te quedaría muy bien como app de notas

• El seguimiento estilo todo.txt me funcionaba bastante bien, pero tenía el problema de que las tareas o notas se echaban a perder, así que armé un sistema aparte
  today básicamente abre ~/Desktop/$YYYY_MM_DD-todo.txt, y si no existe, empieza con una copia del archivo anterior más reciente
  Así obtienes un archivo persistente por fecha que se puede buscar, puedes retroceder a cualquier momento y por eso también puedes declarar sin miedo una “bancarrota de tareas”
  También ayuda report, o sea diff $YESTERDAY $TODAY, para ver lo que agregaste o eliminaste
  Seguro hay formas mejores, pero para mí tuvo mucho valor conseguir la simplicidad de open ~/Desktop/todo.txt en la forma de open ~/Desktop/$TODAY.txt

  • Llevo más de 20 años usando algo parecido: https://github.com/nickjj/notes
    Ejecutar notes abre las notas de este mes YYYY_MM.txt en el $EDITOR predeterminado, notes hello world agrega hello world al archivo del mes actual, y $stdout | notes añade la salida de otros programas
    Se puede escribir en menos de 2 segundos desde la terminal, así que casi no hay fricción para tomar notas rápidas, y con grep basta para encontrar lo que necesito incluso en archivos de hace 5 a 10 años
    También probé YYYY_MM_DD.txt, pero quedaba demasiado fragmentado y muchas veces quería ver varios días de notas de un vistazo
  • Yo también hice algo parecido y hasta tiene el mismo nombre
    https://github.com/alabhyajindal/today

• Llevo un año usando Raycast Floating Notes prácticamente como una sola nota adhesiva, y me funciona bien
  Meto ahí sin organización las tareas, notas de reuniones, ideas y todo lo demás; si necesito recordarlo, lo leo, y cuando termina, lo borro
  Me funcionó mejor que Notion, Obsidian, Reminders y TickTick
  Parece que las herramientas de productividad tienen una relación inversamente proporcional entre el tiempo de configuración y su efectividad

  • Siguen entrando cosas nuevas que “hay que empezar”, y por culpa de otras cosas que también “hay que empezar”, lo que ya existía nunca se termina
    A nadie parece importarle que en realidad no se complete nada, aunque tal vez algún día sí importe
    Así que la lista que tengo que revisar sigue creciendo, y no hay ningún mecanismo de control
  • Raycast Floating Notes está muy bien
    Tengo ganas de ver la versión 2.0 con soporte para pestañas y Markdown; creo que entonces será todavía mejor

• En lo personal, Todoist cambió mucho la forma en que llevo el seguimiento de mi trabajo.
  Me permite seguir cada línea o tarea por separado, como si fuera un archivo de texto, y si la agrego como tarea de hoy pero no la termino, pasa al día siguiente.
  Su ventaja frente a un archivo de texto son las tareas recurrentes: mientras otros productos se complican con calendarios irregulares, Todoist entendía de inmediato expresiones como “el primer lunes de cada mes”.
  Sigo usando notas diarias y otros registros, pero es casi la única herramienta de productividad que de verdad he sentido efectiva para manejar tareas recurrentes con la frecuencia adecuada.
  Casi no uso las funciones de pago, pero pago por agradecimiento, y me parece que la app básica por sí sola ya es excelente.
  https://todoist.com/features

  • A mí también me gusta mucho Todoist.
    Creo un proyecto de Todoist para cada proyecto, como desarrollo o investigación, y uso la vista de tablero.
    Dentro de cada proyecto surgen subproyectos pequeños, como crear un web scraper, configurar la base de datos, configurar respaldos o preparar el frontend; pongo cada uno como una columna del tablero y coloco las tareas debajo.
    Es un software realmente bueno; lo he usado durante varios años y ahora lo estoy pagando.
  • Usé Todoist en la universidad cuando escribía trabajos académicos.
    Creaba un proyecto, desglosaba todas las secciones del trabajo en tareas y cada noche escribía una sección y la marcaba como completada.
    No hacía nada especialmente complejo con él, pero la interfaz estaba muy pulida y se sentía gratificante usarla.
    Dejé de usarlo después de graduarme y, cuando empecé a trabajar, comencé a explorar otras apps.
  • Llevo menos de un mes usando Todoist, pero ya me gustó tanto que cambié a la suscripción anual.
    Para notas uso Obsidian, pero cuando necesito recordar algo y volver a ejecutarlo, ahora uso Todoist.
    También pongo ideas que quiero volver a revisar deliberadamente más adelante, o patrones de pensamiento como repasar cierto concepto cada seis meses, y así seguro los vuelvo a ver.
    Pensé en hacer todo esto dentro de Obsidian, pero muchos me aconsejaron que, aunque se puede, no vale la pena, y la pantalla simple de Todoist para agregar tareas en el móvil es una gran ventaja.
    Eso sí, me decepciona un poco que sus recordatorios para llamar la atención a una hora específica no sean tan contundentes como la alarma del teléfono.

• Mientras uso las notas diarias de Obsidian, reúno en una sola página los elementos no procesados con la API de dataview.

  TASK FROM "VaultName/Journal" WHERE !completed  
  

  También he usado al menos desde 2012 el formato de archivo de texto de http://todotxt.org/, y recientemente escribí un programa que toma una lista parecida a crontab y genera por adelantado tareas diarias o por día de la semana.
  También trae la lista de días festivos de gov.uk y la rellena junto con lo demás.
  https://github.com/blacksmithgu/obsidian-dataview
  https://github.com/alister/alister-tools/blob/main/.todo.cro...