El archivo .txt interminable es mi app de productividad (2020)

• Un sistema de productividad basado en un solo archivo de texto mantenido durante 14 años, donde se administran en un solo lugar el calendario, las tareas y los registros de reuniones
• Cada noche se agregan al final del archivo de texto los eventos del calendario del día siguiente para crear la lista de tareas del día y, una vez completadas, quedan registradas
• El archivo ha crecido a más de 51,690 líneas y se usa como historial integral del trabajo, con notas de investigación, actas de reuniones y registro de logros
• Mediante etiquetas (#idea, #annual, etc.) y la función de búsqueda, es posible consultar fácilmente ideas, elementos del informe anual y mejoras para clases
• Un caso en el que, en lugar de apps complejas, un simple archivo de texto permitió asegurar control del trabajo y sostenibilidad

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Un sistema de productividad simplificado que comenzó en la universidad

• Se probaron varias apps de tareas y rastreadores, pero resultaban ineficientes porque el calendario, las notas y las ideas quedaban dispersos en distintos sistemas
• Al final, comenzó a gestionarse todo el trabajo con un solo archivo de texto, y se ha seguido usando durante 14 años
• Este método puede escalar incluso cuando aumenta la carga de trabajo, y hoy se ha convertido en la herramienta central de productividad

Creación de listas diarias vinculadas al calendario

• La única herramienta externa es un calendario en línea, donde se registran todos los planes, tengan o no una hora fija
• Cada noche se agregan al final del archivo de texto los eventos y tareas del día siguiente, dejando claro el plan diario
• El calendario incluye reuniones, diligencias y trabajo de investigación; cuando hay demasiadas tareas, se mueven a otra fecha o se dividen en partes más pequeñas
• Gracias a este proceso, se puede predecir con precisión la cantidad de trabajo que realmente es posible completar en un día

Función como registro

• La lista diaria de tareas se convierte de inmediato en un registro de ejecución del trabajo, lo que permite rastrear qué se hizo y cuándo
• El archivo actual continúa desde el inicio del trabajo de hace 9 años y contiene un registro de 51,690 líneas
• Todas las actividades como profesor, el contenido de reuniones y las ideas se acumulan en un solo archivo
• En los ejemplos se registran en detalle reuniones del día, asesorías a estudiantes, revisión de artículos e ideas de investigación

Escalabilidad mediante búsqueda y etiquetas

• Se mejora la eficiencia de búsqueda usando reglas de escritura y atajos consistentes
  • Ej.: al buscar “meet with”, es posible revisar más de 3,000 registros de reuniones
  • Las etiquetas #idea, #annual, #nextui, etc. clasifican ideas, informes anuales y elementos para mejorar clases
• El archivo de texto tiene alta flexibilidad y accesibilidad, por lo que permite entender de inmediato el avance del día
• Se usa el editor Ultraedit, pero la misma función puede lograrse con otros editores

Gestión del correo y rutina diaria

• El correo se clasifica con banderas Red/Orange/Yellow
  • Red: requiere atención inmediata, Orange: atender después, Yellow: esperando respuesta
• Al final del día se revisan los correos Orange y Yellow para decidir si hace falta una acción de seguimiento
• Más que vaciar la bandeja de entrada, el enfoque está en una gestión basada en prioridades
• La rutina diaria sigue este orden
  • Revisar la lista de tareas escrita el día anterior
  • Cumplir el calendario y atender trabajo adicional en los espacios no reservados
  • Revisar las banderas del correo
  • Copiar y agregar el calendario del día siguiente

Ventajas y limitaciones del sistema

• Por la mañana se puede identificar de inmediato qué hay que hacer
• No hace falta recordar mentalmente el calendario ni las tareas de seguimiento
• Es fácil consultar registros pasados y medir la productividad diaria
• No existe una lista de tareas postergadas que siga acumulándose
• Se puede acceder desde cualquier dispositivo mediante Remote Desktop
• Cuando la carga de trabajo es excesiva, es posible ajustarla quitando banderas del correo o eliminando elementos del calendario
• Aunque pueden perderse algunas preguntas u oportunidades de investigación, resulta eficaz para mantener una carga de trabajo sostenible

Conclusión

• Un sistema simple basado en archivos de texto reemplaza apps de productividad complejas y demuestra su eficiencia a largo plazo
• El autor espera recibir comentarios e intercambio de ideas de quienes prueben este método

[tk2rush90]

Yo también descubrí este método hace poco y lo estaba usando, así que me da gusto encontrarme con alguien igual jaja
He probado y hasta hecho varias apps de productividad de todo tipo, pero al final administrar todo con un archivo de texto es lo más cómodo
Sobre todo, si editas el archivo de texto en un IDE, es aún más cómodo porque puedes usar los atajos de teclado con los que ya estás más familiarizado

[GN⁺]

Comentarios en Hacker News

• Últimamente siento que los avances tecnológicos útiles se detuvieron hace unos 10 o 20 años
  Incluso usando solo tecnología anterior al 2000, se podía mantener un stack estable sin pagar suscripciones
  Como en el artículo que vi hoy, “An SVG is all you need”, siento que tecnologías simples de antes como SVG o RSS siguen siendo excelentes
  Creo que textfiles, makefiles, perl, php, rss, irc, vim/emacs, etc., en realidad eran mejores que muchas de las herramientas “mejores” de ahora
  Así que me pregunto: entre las tecnologías que aparecieron en los últimos 5 años, ¿hay alguna que de verdad sea mejor que lo que había hace 20 años?

  • Yo siento que los LLM cambiaron por completo la forma en que exploramos el conocimiento humano
    Antes Google era mi salvador, pero ahora puedo hacerle preguntas a un espejo mágico que comprime el conocimiento de la humanidad y me muestra respuestas en combinaciones nuevas
    Claro, no es perfecto y alucina, pero aun así es muy útil
    Eso sí, si un principiante lo sigue ciegamente, puede terminar por mal camino
    Aun así, creo que la mayor tecnología de los últimos 5 años ha sido este “espejo mágico”
  • En los últimos 5 años me han impresionado herramientas como uv for Python, Nix, Ghostty y DuckDB
    Aun así, mi conjunto principal de herramientas casi no ha cambiado desde mediados de los 2000
    Sigo usando Emacs y armando pipelines en la nube con gMake
  • Creo que los avances desde los 2000 se han enfocado sobre todo en hacer la tecnología accesible para los no especialistas
    Antes la tecnología era fácil gracias a UX intuitivas, pero ahora siento que la calidad ha bajado por la ineficiencia organizacional de las grandes empresas y por los monopolios del mercado
  • Yo diría Obsidian. Irónicamente, al final no deja de ser una UI montada encima de archivos de texto
  • No hay medio más poderoso que el texto plano
    Es eficiente y ahorra espacio para leer, editar, controlar versiones, convertir voz a texto e imprimir

• Si pones .LOG en la primera línea de notepad.exe, se agrega automáticamente una marca de tiempo cada vez que abres el archivo
  También puedes insertar la hora al instante con la tecla F5. Llevo años completamente satisfecho solo con esa función

  • Creo que Windows Notepad es una herramienta subestimada
    No tiene el molesto aviso de guardar al cerrar, y últimamente hasta le agregaron pestañas
    En macOS o Linux no hay nada equivalente
  • Este tipo de tips sí que sirven. Están recopilados en Notepad Tips & Tricks
  • Lo probé hace poco y Notepad también funciona como visor de Markdown. Todavía no sé si eso sea un buen cambio

• Desde hace mucho sigo una filosofía de quedarme de forma nativa en el OS
  Uso en lo posible formatos abiertos y herramientas interoperables
  Trato el contenido como algo centrado en los datos y prefiero estructuras de las que pueda salir fácilmente cuando haga falta
  Como material de referencia, están el texto de Steph Ango, Plain Text Organizer, la plantilla Plain Text Life y Plain Text Project

  • El enlace que compartiste para “A Plain Text Personal Organizer” lleva a una página de anuncios

• A principios de los 2000 usaba muchísimos archivos todo.txt, pero en 2005 me pasé a OneNote y sigo usando las mismas notas desde entonces, ya casi 20 años
  Casi todos los pensamientos e ideas de mi vida están ahí, perfectamente sincronizados
  Es simple y confiable, así que es una de las apps más importantes de mi vida

  • Yo uso la combinación de Google Keep y GDocs
    Las notas cortas van a Keep, y las notas estructuradas a GDocs
    Algunos documentos han crecido hasta el tamaño de un librito, y además hago respaldos periódicos con Google Takeout
  • Me da curiosidad cómo usas OneNote en el día a día, cómo estructuras las notas y cómo las administras

• Antes mi app de productividad era un documento sin guardar de Sublime Text

  • A mí me pasa algo parecido. He cambiado de OS varias veces en 14 años, pero todavía sigo teniendo archivos como “idea de negocio.txt”
  • En el trabajo usaba Notepad++. Tenía muchas funciones que necesitaba y que el Notepad básico no tenía
  • Incluso ahora, cuando trabajo por mi cuenta, sigo usando archivos sin guardar de Notepad++
  • A mí también me resulta más cómodo así cuando trabajo solo. Al final uno siempre vuelve a eso
  • Yo también sigo trabajando así. Me pregunto si ahora usas otra cosa

• Yo uso un flujo de trabajo parecido con Emacs + org mode
  Creo un archivo nuevo por empresa y le agrego registro diario, TODOs y snippets de shell
  Tengo un archivo que vengo usando desde 2017, y si lo meto en un LLM puedo sacar resúmenes o hacer búsquedas semánticas

  • Yo también uso org mode, y con org-agenda de EasyOrg veo calendario y notas de un vistazo
  • Uso además Org-gtd, Org-Roam y Org-journal. Todo se puede buscar localmente con grep

• Hace como un año leí una entrada de blog parecida, me inspiró mucho y empecé a desarrollar mi propia app de productividad personal
  Pienso publicarla pronto, y será parecida al enfoque de notepad, pero en una versión más potenciada

• Como manejo notas mezcladas con código o archivos de datos, hice una función de shell llamada today que crea automáticamente directorios por fecha
  Con emacs $(today)/tasks.org abro enseguida el archivo de tareas del día, y lo administro fácilmente con herramientas de CLI
  Cosas como wget -P $(today) me permiten organizar datos por día, lo cual resulta muy práctico

• Me di cuenta de que casi nunca vuelvo a leer mis notas, así que ahora agrego el contenido nuevo arriba de todo en una sola nota
  El acto mismo de escribir es parte del proceso de pensar

  • Yo también siempre agrego lo nuevo al inicio de la nota. Si además le pones una marca de tiempo, mejor todavía
    Lo uso no solo para notas simples, sino también para borradores, reportes e incluso para escribir código
  • La mayor parte del valor está en el acto de registrar en sí
    Por eso prefiero escribir a mano. Lo que vale la pena consultar después lo transcribo o lo guardo en marcadores

• Yo registro mi trabajo de laboratorio y mis horas laborales en Google Sheets
  Tengo un ícono de acceso directo en la pantalla de inicio del celular para poder anotar algo en cualquier momento
  En una pestaña con cálculos automáticos sumo el total de horas trabajadas, y los elementos en negritas son tareas pendientes
  Cuando llega el momento de hacer reportes, tener todo ordenado cronológicamente ayuda muchísimo
  Es la herramienta que más cambio organizacional ha traído a mi vida

  • Para capturar datos desde el móvil, conectarle un Google Form sería todavía más cómodo
    Yo también lo uso así para registrar ejercicio