CUNY pagó 600 millones de dólares a Oracle por software de RR. HH. en 2013

El impacto del sistema informático CUNYFirst en el control administrativo universitario

• La idea de CUNYFirst era construir un sistema integrado que unificara todos los procesos de negocio de las universidades/campus

  • Esto podía reducir el costo de mantener múltiples sistemas duplicados de terceros que no colaboraban entre sí
  • Podía dar acceso a la información a la administración, el personal, el profesorado y los estudiantes

• Sin embargo, la motivación de la administración central de CUNY no tenía relación con esos beneficios

  • La administración central de CUNY quería un control absoluto sobre todas las actividades universitarias, especialmente sobre el currículo
  • Podía controlar el currículo controlando el catálogo, los anuncios, los historiales académicos, etc.
  • La administración central de CUNY quería acceso a los fondos discrecionales de las universidades

• Las negociaciones para comprar CUNYFirst terminaron en fracaso

  • Para ejecutar correctamente el proyecto se necesitaban hasta mil millones de dólares
  • La administración central de CUNY propuso una cantidad mucho menor
  • La mayoría de los postores quedaron fuera y solo quedó Oracle-PeopleSoft
  • Oracle-PeopleSoft advirtió que solo era posible configurarlo, no personalizarlo

• CUNY invirtió alrededor de 600 millones de dólares en el sistema, pero la situación empeoró

  • Los procesos de negocio se volvieron ineficientes y fue necesario contratar a más personal
  • Los HEO y parte del personal administrativo tuvieron que trabajar horas extra

• CUNYFirst funciona, pero funciona muy mal

  • La interfaz está al nivel tecnológico de inicios de los años 90
  • Como no se hizo personalización, hubo que cambiar los números de los cursos
  • El modelo de seguridad es inadecuado, por lo que los estudiantes pueden acceder a datos de otros estudiantes
  • RR. HH. tiene dificultades para gestionar a personas con distintos roles en varios campus

• Brooklyn College y otros campus de la "Wave 3" tendrán que adaptarse

  • Las personas en campus de "Wave" anteriores ya se adaptaron
  • Brooklyn College sufrirá más porque tenía el mejor sistema complementario adicional

• Las pruebas iniciales fallaron, pero ahora ha mejorado hasta cierto punto

• Aunque CUNYFirst sea malo para los usuarios, es un éxito para la administración central de CUNY

Resumen de GN⁺

• CUNYFirst es un sistema introducido para reforzar el control administrativo universitario
• Sin embargo, ha causado muchos problemas por la falta de personalización y procesos ineficientes
• Está imponiendo una gran carga al personal universitario y a los estudiantes
• Este artículo ayuda a entender los problemas de los sistemas de administración universitaria
• Otros sistemas con funciones similares incluyen PeopleSoft y Banner

[GN⁺]

Comentarios de Hacker News

• CUNY Central ignoró las limitaciones de "solo configuración" de Oracle por su afán de usar una herramienta MIS centralizada

  • Había que adaptar los procesos de negocio existentes a Oracle, y se perderían funciones actuales
  • El personal, el profesorado y los estudiantes tendrían que adaptarse

• En general, es mejor adaptar los procesos a herramientas existentes que construir software a medida

  • Las organizaciones son menos únicas de lo que creen, y los procesos personalizados pueden deberse a preferencias del personal inicial
  • El software a medida implica costos continuos de actualización y pruebas
  • Cuanto más cerca se esté de procesos estándar, mayor es la probabilidad de cumplir con las regulaciones legales

• Está de moda criticar a Oracle, pero el costo de $600M es difícil de creer

  • Incluso un contrato de $6M ya sería grande
  • En 2013, el presupuesto total de CUNY era de $2B
  • La educación superior opera con costos bajos, y las grandes empresas tecnológicas ofrecen descuentos importantes
  • Incluso si el costo de $600M se repartiera en varios años, no se llegaría a esa cifra
  • En el informe financiero anual de CUNY no se menciona un gasto tan grande como ese

• Hubo una solicitud de financiamiento de $175M para la migración a la nube

  • Solo entre el 10% y el 20% de una solicitud de fondos se paga realmente al proveedor de software
  • Las universidades inflan las solicitudes de fondos para aprovechar y contratar personas para otros roles
  • Las solicitudes de fondos normalmente se aprueban a lo largo de varios años
  • El costo real anual de la migración podría ser de $10M a $20M

• La academia y los administradores académicos son malos para operar desde una perspectiva de negocios

  • Los problemas de la academia se sostienen por el programa de préstamos estudiantiles
  • Si el programa de préstamos estudiantiles se modifica o se elimina, la academia estadounidense colapsará

• En la época universitaria, alguien construyó una plataforma de gestión de clases, pero perdió frente a Oracle

  • Oracle es costoso, pero una vez implementado, ya no hay que preocuparse más por eso
  • Ojalá hubiera mejores opciones, pero edtech es un sector difícil de vender

• El sistema CUNYfirst es un sistema de inscripción a cursos y RR. HH. basado en PeopleSoft

  • Recientemente llamó la atención en Twitter

• Debería haber entre 5 y 6 proveedores de software de RR. HH. para universidades

  • El costo de 1,000 licencias sería de $5,000 al año, para un total de $5M
  • El costo de implementación y capacitación de usuarios sería de $25M
  • El costo de integración con otro software sería de $25M
  • El costo de reuniones y capacitación sería de $5M
  • No está claro de dónde salen los $540M restantes

• Los sistemas de TI de las escuelas de CUNY son muy incómodos y poco intuitivos

  • A todos los estudiantes se les asigna un número de identificación de empleado
  • La inscripción a cursos se maneja con un complemento de comercio electrónico

• $600M es una cantidad con la que se podría fundar una nueva empresa y contratar a los mejores desarrolladores

• Las decisiones de compra de software costoso a menudo se toman de manera equivocada

  • Comités formados por personas no expertas
  • Personas que empezaron con buenas intenciones, pero sin suficiente conocimiento
  • Personas que lo impulsan por logros personales
  • Personas con la idea de que "nadie te despide por elegir a un proveedor famoso"
  • Personas que reciben sobornos del proveedor