Cumplimiento malicioso usando la reserva de salas de reuniones

• Después de que Larry Page asumió como CEO, Google pasó por dolores de crecimiento y una caída en la eficiencia laboral
• Junto con la eliminación de proyectos innecesarios, introdujo nuevas directrices para mejorar la cultura de reuniones
• Como ejemplo representativo, surgieron políticas como el límite de 50 minutos para las reuniones, pero en la práctica no se respetaban bien
• Entonces, un equipo reservó oficialmente los 10 minutos finales de una sala de reuniones y los usó de verdad
• La conducta de este equipo, que actuó exactamente según las reglas, revela la ironía de la cultura y las políticas organizacionales

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El crecimiento y los cambios de Google

• En 2011, Larry Page asumió como CEO de Google en reemplazo de Eric Schmidt
• En ese período, Google crecía rápidamente hasta alcanzar unos 30 mil empleados, y los proyectos se volvían más grandes mientras también aumentaba la probabilidad de fracaso
• Antes, Yahoo! era objeto de burla dentro de Google por su estructura lenta para tomar decisiones, pero Google también empezó a sufrir el problema de que la toma de decisiones se volvía cada vez más lenta

Las medidas de reforma de Larry Page

• Larry Page eliminó en masa proyectos no estratégicos y no tácticos para mejorar la eficiencia

  • "Más árboles con menos flechas" — enfatizaba el principio de concentrar capacidades
  • Ejemplo: cerrar Google Buzz para enfocarse en Google+

• Anunció una reforma de la cultura de reuniones

  • Toda reunión debía tener una "persona con poder de decisión"
  • Límite de 10 asistentes
  • Si no todos participaban, no era necesario asistir a la reunión
  • Las reuniones de 1 hora se acortaban a 50 minutos para asegurar tiempo de descanso
  • Con el tiempo, esta política se fue relajando hasta aplicarse solo a reuniones "centradas en decisiones"

La realidad de la política de horarios de reunión

• El tiempo predeterminado de las reuniones en Google Calendar también se ajustó a 25/50 minutos
• Pero en la práctica, las reuniones no terminaban a tiempo y seguían al punto de que los asistentes de la siguiente reunión llegaban a tocar la puerta
• Incluso a las 2:50 no desocupaban la sala, lo que generaba fricciones con el equipo que tenía la siguiente reserva

El incidente de la reserva de sala por 10 minutos

• Un equipo de la oficina de NYC reservó su reunión diaria de pie en los últimos 10 minutos disponibles de una sala

  • Gracias a la política de reuniones de 50 minutos, esos espacios de 10 minutos aparecían con frecuencia
  • Aprovecharon ese pequeño hueco para operar sus reuniones con eficiencia

• Caso real

  • A las 2:50 alguien tocó la puerta diciendo: "Es nuestro horario reservado"
  • La persona que estaba usando la sala respondió: "Todavía son las 2:50, este tiempo es mío"
  • Entonces le demostraron que esos 10 minutos estaban reservados para ellos y tomaron la sala
  • La escena terminó con una salida claramente molesta
  • Se hizo evidente que si la política realmente se hacía cumplir, surgían este tipo de situaciones incómodas

Conclusión e impresión

• La intención de la política era buena, pero en el entorno real de trabajo produjo resultados poco realistas
• La identidad o la motivación del equipo que hizo valer de verdad esa reserva corta sigue siendo un misterio
• Esta anécdota muestra la brecha entre ejecución, políticas y cultura en una gran empresa

[roxie]

¿Cumplimiento malicioso? Qué estrategia tan genial.

[GN⁺]

Comentarios de Hacker News

• Se suponía que la reunión terminara a las 2:50, pero en la práctica no era así. En la Universidad de Michigan resolvieron esto haciendo que las clases empezaran oficialmente 10 minutos después de la hora anunciada. Es decir, una clase marcada de 10 a 11 en realidad se daba de 10:10 a 11. La gente llegaba a las 10:10, y eso generaba un efecto de referencia bastante fuerte. La diferencia en cómo se siente cuando algo no termina a tiempo es grande

  • En la Universidad de Finlandia y en varias universidades europeas también existía la tradición del “academic quarter” (cuarto académico). Si decía que empezaba a las 10, en realidad comenzaba a las 10:15. Si se indicaba explícitamente 10:00, entonces sí arrancaba exactamente a esa hora. Esto venía de la costumbre de tiempos en que no había relojes y los estudiantes se guiaban por el sonido de las campanas para trasladarse

  • En Michigan State, el profesor de matemáticas Wade Ramey cerraba con llave la puerta del aula cuando empezaba la clase, así que si llegabas tarde no podías entrar. Al entregar la tarea, había que engraparla obligatoriamente, y en las partes incorrectas no solo descontaba puntos, a veces ponía puntuación negativa. Aun con esa severidad, disfruté mucho sus clases

  • La costumbre mencionada arriba es el 'academic quarter'. Normalmente son 15 minutos

  • En Alemania y otros lugares también existía la tradición universitaria de “c.t.” (cum tempore, con tiempo), que significaba empezar 15 minutos tarde. Para mí ya era una costumbre desaparecida, pero si estaba marcado “s.t.” (sine tempore, sin tiempo), entonces sí empezaba puntualmente

  • Hoy en día, en muchas big tech las reuniones siempre arrancan 5 minutos después de la hora o la media hora exacta, y el ajuste predeterminado es que terminen justo en la hora o en la media hora para dejar un margen. Así se cubre el tiempo de traslado entre salas y las necesidades fisiológicas. Si en tu empresa todavía no lo tienen implementado, basta con activar la opción de buffer que ya viene incluida en la herramienta de calendario

  • En St Andrews University existe el concepto de “Academic hour”, donde las clases siempre empiezan 5 minutos tarde y terminan 5 minutos antes. Por ejemplo, una clase de 10 a 11 en realidad es de 10:05 a 10:55. El objetivo es dar tiempo para moverse entre clases y estandarizar el tiempo de preparación

  • En UC Berkeley también existía esa costumbre. Cuando era de primer ingreso, nadie me avisó, así que el primer día todos llegamos temprano y el profesor nos sorprendió diciendo por qué estaban todos ahí, que no sabían que empezaba 10 minutos después

  • Creo que Larry Page también debió sacar su idea de ese sistema. En UMich terminaron oficialmente la llamada ‘Michigan time’ en 2018, pero a mí me gustaba ese sistema

  • En nuestro equipo, durante la pandemia, definimos que los primeros 5 minutos de todas las reuniones serían una pausa fisiológica. En la práctica, la reunión empezaba a las :05 o :07, y si la reunión anterior se alargaba hasta ese momento, ya no era incómodo pedirle a alguien que se saliera rápido

  • Esa costumbre de horas de inicio limitadas desapareció más o menos desde 2017

  • Llevo años ajustando mis reuniones para que empiecen 5 minutos después, pero como Google Calendar no lo trae integrado, es incómodo tener que hacerlo manualmente cada vez

  • Es una solución demasiado obvia

  • En la escuela y en las empresas donde estuve, cuando las reuniones o clases empezaban “más o menos”, la gente importante llegaba tarde y al final los primeros 5 a 10 minutos se desperdiciaban. Los líderes repetían o resumían lo del principio “por los que acaban de llegar”, y eso era una pérdida de tiempo. Yo siempre hacía el esfuerzo de llegar puntual, y me molestaba muchísimo que repitieran todo por la gente que llegaba tarde. Hace 25 años me sacaron de un puesto importante de voluntariado por llegar tarde una vez. Desde entonces desarrollé el hábito de no llegar nunca tarde. Incluso cuando uso transporte público, siempre dejo más de 30 minutos de margen y llego muy temprano

• Creo que esto no es “Malicious compliance”, sino “pedantic enforcement” (aplicación pedante). Si hubiera sido verdadero ‘malicious compliance’, habrían reservado una reunión de 10 minutos en la misma sala justo después de una de 50 minutos

  • Es una palabra clickbait. En realidad la empresa ahorró dinero gracias a la optimización de salas, y además se hizo cumplir la política del CEO sobre los descansos. Los verdaderos actores maliciosos fueron los equipos que hasta el final se negaron a respetar la regla de 50 minutos e intentaban pasarse del tiempo

  • Ni siquiera es ser pedante. Ese grupo parece el único sensato de toda la empresa. El verdadero problema era Page. Cuando una política rara viene desde arriba, los de abajo no pueden oponerse abiertamente. El segundo lado que actuó mal fueron quienes acaparaban la sala y la usaban por más de 50 minutos. Lo entiendo porque es algo que pasa de forma natural, pero al final el problema es usar como si fuera tuya una sala que ya estaba reservada por otro grupo

  • Creo que la conclusión real es reservar una reunión de 50 minutos por un lado y otra de 10 por otro. Usar una sala no reservada no es 'malicious compliance'

• Según una teoría de un líder scout, cada quien interpreta de forma distinta qué significa “9:30”. Para algunos significa 9:25 y para otros 9:45. Pero “9:32” sí le señala a todos una hora concreta. Por eso el líder a veces fijaba horas raras, como “hoy nos vemos a las 6:07”

  • En Saratoga, CA, hay un fenómeno parecido. Los letreros de velocidad recomendada en Quito Road muestran números raros como 17, 19, 21 o 22 mph. La idea es llamar la atención de los conductores y hacer que bajen la velocidad en curvas cerradas

• Si yo hubiera estado en esa sala de reuniones, más bien me habría sentido aliviado. En las grandes empresas las reuniones no terminan si no hay un empujón forzado, así que que alguien toque la puerta ayuda

  • En una startup, las reuniones de marketing y ventas se alargaban tanto que yo mismo compré un reloj cucú en una relojería y lo instalé en la sala. Sonaba cada 15 minutos, y eso hizo que las reuniones fueran más cortas y menos frecuentes. Al CEO y a la persona de administración de oficina también les encantó ese reloj

  • Desde hace mucho noto que la concentración cae en reuniones de más de 45 minutos. Por eso siempre limito a 45 minutos las reuniones que organizo. Ahora que todo es 100% remoto, lo aplico igual, y las partes que no necesito simplemente las ignoro y me pongo a comentar en HN

  • En el artículo presentan a los invasores de salas como si fueran los malos, pero yo estoy de su lado. Han sido muchísimas más las veces en que una reunión se alargó sin necesidad que las veces en que realmente hacía falta. En organizaciones con muchas reuniones, si se vuelve costumbre alargarlas hasta el límite o pasarse, eso sí es un problema. Terminas llegando tarde a la siguiente reunión o renunciando a una pausa fisiológica

  • Solo hay que definir claramente la agenda y seguir las reglas con disciplina. Si ya se acabó, la reunión termina de inmediato

  • También me tocó una reunión daily standup de 90 minutos. En esos casos, la gente que propone terminarla en 10 minutos son verdaderos héroes

  • En una empresa, después de 70 u 80 minutos algunos empleados simplemente se salían de la sala para forzarse un descanso. Normalmente, para entonces las conversaciones en grupos pequeños entre personas ya eran más productivas, y solo entonces la reunión terminaba más rápido

  • La gente quiere perder el tiempo en reuniones en lugar de trabajar de verdad. Mientras la reunión dure, les siguen pagando aunque no hagan nada. Las reuniones ni siquiera son necesarias, y son la peor forma de transmitir información

  • A veces, en videollamadas, he fingido tocar la puerta para forzar el cierre de la reunión

  • A mí me gustaban las reuniones estilo pomodoro. Eran una prueba de voluntad y resistencia

• El problema de que “una reunión de 50 minutos siempre se convierte en una hora” se puede resolver empezando a una hora rara, como las 9:10AM. Así existe un punto de cierre claro a las 10, porque si empieza a las 9, muchas veces no termina a los 50 minutos y se alarga hasta las 10

  • Algunas personas siempre actúan según la hora exacta, y otras vienen de una cultura más laxa con la puntualidad. Yo sí habría terminado exactamente a las 9:50

  • En la Universidad de Michigan esa práctica también se había asentado de manera natural, y me gustaba ese sistema. Escuché que lo eliminaron oficialmente en 2018

  • Nuestro equipo adoptó una cultura en la que todas las reuniones empezaban 5 minutos tarde y terminaban sí o sí en la hora o en la media hora (reuniones de 55 minutos). Como el equipo de al lado tocaba la puerta justo a esa hora para entrar, nadie se quejaba

  • En realidad no es una solución. A menos que llegue el siguiente grupo y te saque, lo común es que la reunión siga

  • Aunque te digan que la solución es empezar a las 9:10AM, en la práctica algunas reuniones que “empiezan a las 9” realmente no arrancan hasta las 9:10. Si la agendas a las 9:10, entonces termina empezando a las 9:20

  • Tal cual dice ese comentario, simplemente la reunión se extendería tomando como referencia la hora de término

• Una vez eché al propio Larry Page de una sala de reuniones. Lo respeté más porque desocupó la sala sin actitud de privilegio

  • Creo que esa cultura es importante. Es una señal de que incluso los líderes senior deben dejar la sala si las reglas lo exigen. Es una medida de una cultura empresarial que respeta el tiempo de todos

• Entiendo más la postura de Larry Page. Alguien tiene que facilitar la reunión, y dentro del tiempo asignado debería haber un resultado esperado, como una decisión. Si después de 45 minutos no hay respuesta, lo correcto es dejar tarea y volver a reunirse. Ese tipo de 'malicious compliance' es precisamente lo que crea una cultura en la que las reuniones terminan a tiempo y todos pueden ir al baño

  • No todas las reuniones tienen que tener como objetivo tomar decisiones. También hay briefings, all-hands, standups, debates, almuerzos de aprendizaje y otros encuentros con distintos “propósitos”, así que el tiempo y el espacio también deben asignarse en función de eso

  • En mi opinión, una reunión sin resultado tiene poco sentido. Aunque no sea una decisión específica, debe haber algún “resultado visible”. Si dos personas hablan 30 minutos y eso no queda registrado en ninguna parte, no tiene valor. Últimamente parece que la gente duda más en dejar constancia de la información, y eso es un problema

  • También existen reuniones de discusión en las que no hace falta llegar a una decisión. Hay espacios necesarios para alinear la dirección de toda la organización

• No me gustaba que una política escrita se hubiera convertido en una norma social que todos ignoraban. Si una regla va a seguir existiendo por mucho tiempo, hay que cambiarla o hacer que se cumpla de verdad

  • Hay un dicho: “las malas leyes generan desprecio por todas las leyes”. Si no cambias una regla por preocuparte por los sentimientos de la gente, al final todo se vuelve un desastre

• A finales de los 90, una gerente siempre reservaba reuniones de 50 minutos y se levantaba para irse exactamente al minuto 50. Incluso si alguien de más arriba seguía hablando, cerraba su folio con cortesía, pero con firmeza, y salía de la sala

  • Hoy en día casi no se ven gerentes con ese nivel de aplomo

• Había una política de que “todos debían aportar input en las reuniones”, y con eso ya ni siquiera quedaba tiempo para programar o refactorizar entre medio. De hecho, alguna vez me metía a propósito en una reunión grande de 2 horas solo para asegurarme tiempo para programar ahí dentro. Eso también es una forma de malicious compliance

  • Una mejor solución es dar poder para rechazar invitaciones a reuniones innecesarias. Invitar a demasiada gente “por si acaso” es un problema crónico de las grandes empresas

  • También llegué a coordinarme con otros desarrolladores para crear una reunión de 2 horas llamada “dev sync” y en realidad no hacer ninguna reunión

  • Me pregunto por qué no simplemente saltarte la reunión y refactorizar. Si necesitas usar una reunión como excusa para que otros no te quiten tu tiempo, eso ya significa que la cultura de la empresa es demasiado ineficiente. En un entorno así, habría que considerar seriamente cambiar de trabajo