Delegación 101: cómo identificar qué delegar

¿Por qué la lista de pendientes no deja de crecer? Haz el siguiente ejercicio durante solo 10 minutos e identifica qué puedes delegar.

Paso 1: Haz una lista de pendientes (a few minutes)

• ¿Qué trabajo repetitivo te gustaría dejar de hacer?

• ¿Qué haces manualmente cada vez que alguien se une al equipo o se va?

• Si la próxima semana te fueras de vacaciones largas, ¿cuál sería el único problema que te haría feliz ver resuelto cuando regreses?

Paso 2: Divide la lista entre 'cosas que solo tú puedes hacer' y 'candidatas para delegar' (a couple of minutes)

Cómo distinguir las cosas que "solo tú puedes hacer" - Trabajo de manager: aprobar gastos, aprobar vacaciones, revisar desempeño, redactar cartas de oferta y cualquier otro caso en el que solo tú puedas manejar información confidencial. (→ También podrías pedirle ayuda a tu manager o a un colega)

- Trabajo relacionado con permisos: cuando solo tú puedes revisar, aprobar y otorgar una solicitud de permisos. (→ También puedes aumentar el número de aprobadores para que no seas la única persona)

- Trabajo relacionado con contexto: cuando fuiste la única persona en cierta reunión y hay información que debes compartir con el equipo, o cuando solo tú escuchaste retroalimentación muy importante para el desempeño de un integrante del equipo. (→ También puedes documentar esa información o contexto)

- Trabajo relacionado con deadlines: cuando algo debe resolverse con urgencia y no hay tiempo para delegarlo. (→ Normalmente los deadlines son más flexibles de lo que crees. No pasa nada por preguntar si se puede mover la fecha)

Cosas que parecen ser "solo tuyas", pero en realidad sí se pueden delegar - Action items surgidos de reuniones con varias personas: aunque hayas dicho que tú te encargarías, si parece que no lo vas a terminar a tiempo, vuelve a calcular tu disponibilidad y delégalo.

- Retroalimentación: que alguien te haya pedido feedback no significa que solo tú puedas dárselo. Si presentas adecuadamente a otra persona nueva que pueda dar ese feedback, está bien delegarlo.

- Anuncios: en un equipo saludable, las noticias importantes pueden venir de varias personas. Inténtalo de forma consciente.

- Trabajo que te pidieron directamente a ti: incluso si te lo pidieron a ti, también se puede delegar. Puede ser una oportunidad para mostrar que otras personas capaces también pueden hacerlo.

Paso 3: Mueve más elementos a la columna de candidatas para delegar

• Ordena por prioridad las cosas que solo tú puedes hacer y deja solo 5.

• Esas 5 son lo único que debes hacer tú por ahora. Todo lo demás muévelo a candidatas para delegar.

Paso 4: Prioriza las candidatas para delegar por 'esfuerzo' e 'impacto' (menos de a couple of minutes)

• Distingue cuáles se pueden hacer con poco esfuerzo (aunque no las hagas tú) y cuáles tienen mucho impacto al ejecutarse. No es un problema con respuesta correcta, así que no intentes clasificarlo con precisión: sigue tu primer instinto.

• More impact, More effort: este tipo de tareas es donde más tiempo puedes ahorrar al delegar. Delégalas primero.

• More impact, Less effort: quizá tú también podrías hacerlas fácilmente, pero si alguien del equipo quiere un reto, puedes delegarlas.

• Less impact, More effort: considera automatizarlas.

• Less impact, Less effort: considera sacarlas de la lista.

Paso 5: Elige 5 elementos para delegar

• Ordena por prioridad las candidatas para delegar, elige solo 5 y delégalas.

• Entre 'tareas de gran impacto que requieren un esfuerzo moderado' y 'tareas de impacto moderado que requieren poco esfuerzo', prioriza las segundas.

Siguientes pasos

• Si este ejercicio te resultó difícil, no eres la única persona. A la autora también le cuesta, y a todo el mundo le cuesta.

• Una de las cosas más difíciles cuando una persona desarrolladora se convierte en líder es delegar. Normalmente por la culpa y la decepción que aparecen al delegar algo que habías dicho que harías tú mismo.

• Pero si superas esa emoción, podrás enfocarte como líder en cosas más importantes: hacer que el equipo tenga más éxito.

• Ojalá hagas este ejercicio una vez al mes y busques patrones. Empieza en pequeño al principio, y mientras te sientas más cómodo, podrás delegar más.

• El siguiente texto trata sobre a quién delegar y cómo hacerlo con éxito. ← todavía no sale

[nicewook]

No está directamente relacionado con esto, pero algo en lo que he estado pensando últimamente es:

• A medida que acumulas años de experiencia, también se acumulan el conocimiento del dominio, el conocimiento de varios proyectos y su historial

• Se acumulan las interrupciones relacionadas con esos trabajos

Eso es lo que me preocupa. Estoy pensando en cómo superar esto.

[spilist2]

(Puede sonar a algo obvio, pero) en mi caso mejoró un poco cuando, más allá de atender las interrupciones conforme iban llegando, empecé a generar entregables como documentos de lineamientos para que hubiera menos interrupciones similares en el futuro. También parece posible eliminar la causa de las interrupciones haciendo cosas como automatizar tareas repetitivas.

[nicewook]

Muy buenas palabras.